لعل الاختلاس والأساليب الأخرى للاحتيال المالي تعتبر أنواع السرقة الأكثر شيوعاً من قبل الموظفين. وتميل المؤسسات الصغيرة إلى أن تكون ضحية هذا النوع من الاحتيال لأنها ليست مزودة بضوابط الرقابة الضرورية التي تحول دونه. استعينوا بالنصائح الواردة أدناه لمساعدتكم على حماية شركتكم من الممارسات اللا أخلاقية التي قد يأتيها موظفوكم.

لا يجب أن يتحمل موظف واحد مسؤولية العمليات المالية من بدايتها إلى نهايتها. الشخص الذي يحرر شيكاتكم يجب أن يكون غير الشخص الذي يوقّعها. والشخص الذي يتفحص البريد يجب ألا يقوم بتسجيل الواردات ومطابقة الحسابات. إذاً بفضل توزيع المسؤوليات وتقسيمها سيكون من الصعب على شخص واحد سرقتكم والتلاعب بالحسابات لتغطية فعلته.

لا تمنحوا الشخص الذي يخوّله موقعه الاحتيال فرصة تلف أو تغيير الأدلة على فعلته. يجب أن يقوم صاحب المؤسسة أو محاسب من خارج الشركة باستلام الظروف المغلقة التي تحتوي الحسابات المصرفية والشيكات الملغاة شهرياً. تفحصوا تلك الشيكات بحرص. ودققوا أيضاً في الأشخاص الذين حررت الشيكات لصالحهم وفي تواقيع التجيير الظاهرة على كل شيك. ابقوا متنبهين إلى مؤشرات الاحتيال مثل:

لا تستهتروا بشيكات شركتكم بل ضعوها في درج مغلق ولا تعطوا مفتاحها لأحد. استخدموا الشيكات المرقّمة وابحثوا بين الحين والآخر عن أرقام الشيكات المفقودة. طبّقوا نظام "الشيك الملغى" الذي يفرض عليكم أن تصدّقوا شخصياً (بصفتكم مالكي الشركة) جميع الشيكات الملغاة. اطلبوا أن يقوم شخصان بالتوقيع على الشيكات التي تحرر بقيم أعلى من القيم المعتادة (أحد التوقيعين يعود لكم). لا توقعوا أبداً شيكاً على بياض.

قد يستغرق هذا الأمر بعض الوقت ولكنّه يستحق العناء إجمالاً. راجعوا الشيكات للتأكد من أنها محررة لأشخاص تعرفونهم. إذا كان هناك اسم شخص لا تتذكرونه فابحثوا عنه. قوموا بإحصاء أسبوعي للأشخاص الذين يتقاضون رواتبهم منكم وقارنوا عددهم بعدد الشيكات التي بين يديكم. امنعوا أيّ تغييرات على الملف الرئيسي للرواتب بدون موافقتكم المسبقة وتوقيعكم. ولديكم خيار آخر يقضي بأن تفتحوا حساباً مصرفياً منفصلاً للرواتب تودعون فيه القيمة المحددة لها، وبأن تطالبوا بكشف حساب شهري.

اطلبوا من أكثر من موظف المشاركة في حساب وارداتكم والتحقق منها. تأكدوا من صحة تجيير كل الشيكات الواردة. من المجدي شراء ختم يحمل جملة "للإيداع فقط" لتستعملوه على جميع الشيكات الواردة. سيمنع هذا الأمر الموظفين من تحصيل تلك الشيكات. حققوا بأنفسكم في شكاوى العملاء الذين لم يتقاضوا مالاً. احصلوا على نسخة لوجه وظهر شيك العميل وتأكدوا من أنه قد تم إيداعه في حساب شركتكم.

الموظف الذي يختلس يحتاج إلى بذل مجهود مستمر لإخفاء هذا النوع من السرقة. يتفاجأ كثيرون من أصحاب المؤسسات الصغيرة حين يكتشفون أن الموظفين الذين يبدون أولياء للشركة – أي الذين لا يطلبون إجازات ولا يلزمون بيوتهم لدى مرضهم - هم الذين يسرقونهم. فالغرض من الوجود المستمر لهؤلاء الأشخاص في المكتب هو تغطية سلسلة معقدة من المستندات. يجب أن تصروا إذن على أن يأخذ موظفو الحسابات إجازة سنوية. وهذه الإجازة يجب أن تستمر لمدة أسبوعين وأن تبدأ في نهاية الشهر الذي تختتم فيه الدفاتر المحاسبية. استفيدوا من هذا الوقت لجعل شخص آخر يراجع الدفاتر ويبحث عن التناقضات فيها.

اطلبوا من طرف ثالث الحضور سنوياً إلى شركتكم للقيام بمراجعة الدفاتر. هذا سيصعّب على المختلسين تغطية أفعالهم. يجب أن تكون هذه المراجعة مفاجئة وبدون موعد مسبق، وألا تحدث في الوقت عينه من كل عام. إذا شككتم في حصول تزوير ما فاطلبوا "تدقيقاً للحسابات لكشف التزوير" بدلاً من "التدقيق العام للحسابات". تم تصميم هذا النوع من التدقيق للكشف عن تلك الأنواع من الخسائر ومنعها.

يحدث الاختلاس عادة عندما تكون الحسابات غير دقيقة وغير خاضعة للمراقبة مما يسهّل على الموظف الاحتفاظ بالمال والإيصالات. بصفتكم مالكي الشركة يجب أن تتعرفوا على دفاتر شركتكم وعلى نظام تسجيل الحسابات. بهذه الطريقة ستتمكنون من مراجعة الدفاتر والتأكد من أنها غير منقوصة. إذا كنتم تفتقرون إلى مهارة الحساب والأرقام فاطلبوا من محاسبك قضاء بعض الوقت معكم ليطلعكم على ما يجب البحث عنه أو التحقوا بدورة لتعليم المحاسبة أو حفظ السجلات في الجامعة المحلية. إذا عهدتهم إلى شخص آخر بالإشراف على هذا الجزء المهم من عملكم إنما فسيفتح ذلك المجال للاختلاس.

لا تسمحوا بدخول من لا يحمل الإذن إلى برمجيات المحاسبة في شركتكم. ولا تصلوا الكمبيوتر الذي يضم دفاتركم المحاسبية بالشبكة الداخلية للشركة. وتأكد من حماية الكمبيوتر والبرمجيات بكلمة سر. غيّروا كلمة السر تلك باستمرار لمنع الدخول إلى البرنامج بدون إذن. إذا كنتم ما زلتم تستخدمون دفاتر ورقية للمحاسبة فضعوها في مكان مغلق بمفتاح وبقفل .

www.riyadbank.smetoolkit.org