الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية
ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :
- مفهوم السكرتارية
- التخصص والتميز
- مهام مكتبية هامة للسكرتير
- التعامل مع الآخرين
- التعامل مع الملفات والسجلات
- التخطيط اليومي
أولا - مفهومُ السكرتاريةِ :
مَا هِي السكرتاريةُ؟
إذا عبّرنا عنِ السكرتاريةِ بأنها تتناولُ العملياتِ المكتبيةَ اللازمةَ لتنفيذِ خطةِ العملِ لتحقيقِ الكفايةِ الإداريةِ في مختلفِ الوحداتِ التنظيميةِ للمشروعِ؛ فنجدُ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ قاسمٌ مشتركٌ؛ فهي تقومُ بدورٍ مساعدٍ بين جميعِ الإداراتِ والأقسامِ التي تقومُ بالأعمالِ الفنيةِ أوِ الإداريةِ. وتقومُ السكرتاريةُ العامةُ في المشروعِ بإدارةِ وإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ اللازمةِ لتنفيذِ خطةِ العملِ في سبيلِ تحقيقِ الأهدافِ المنشودةِ.
أصلُ التسميةِ
ترجعُ تسميةُ «سكرتارية» إلى كلمةِ "Secret" ذاتِ الأصلِ اللاتيني بمعنَى «سرّ»؛ مِما يشيرُ إلى أهميةِ الأعمالِ المكتبيةِ، وما يجبُ أن يتوافرَ في القائمينَ بهذه الأعمالِ من صفاتِ الصدقِ، والأمانةِ، والإخلاصِ، وكتمانٍ لأسرارِ العملِ.
السكرتاريةُ الخاصّةُ
يدخلُ في إطارِ المفهومِ العامِّ للسكرتاريةِ العامةِ أحدُ أقسامهَا وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»، وهي تعني كل ما يساعدُ المديرَ على إنجازِ مهامهِ الوظيفيةِ على أكمل وجهٍ، وفي أقلِّ وقتٍ ممكنٍ، ويحوي هذا أيضًا «السكرتاريةَ المتخصصةَ» والتي تعني وتهتمّ بالمسائلِ الفنيةِ ذاتِ الصبغةِ التخصصيةِ، والتي يقتضِي طبيعةُ وحجمُ المشروعِ تواجدَها لتحسينِ مستوَى الأداءِ، وسرعةِ الإنجازِ، وتحليلِ المشكلاتِ، وتطويرِ خطةِ العملِ، وتوضيح الرؤيا للقائمين على الإدارةِ فيما يختصُّ بالمعلوماتِ التي تعبرُ عن الأحوالِ الداخليةِ للمشروعِ، والأحوالِ الخارجيةِ لبيئةِ العملِ.
تعريفُ الأمينِ أَوِ السكرتيرِ
يمكنُ النظرُ إلى الأمينِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.
من واجباتِ ومهامِّ السكرتيرِ
عندما يقومُ الأمينُ أو السكرتيرُ بمثلِ هذه الأعمالِ؛ فإنَّ الرئيسَ أوِ المديرَ يستطيعُ أن يتحررَ من مهام كثيرةٍ كان من الممكنِ أن تضيعَ وقتَهُ الثمينَ فيما لا طائلَ منه، بل وتطغَى على مهامِّهِ الكبرَى ذاتِ الشأنِ والخطرِ خاصةً في تحديدِ الاستراتيجياتِ، ورسمِ السياساتِ، والتنظيمِ، والتخطيطِ، وتقييمِ الأداءِ. ومنَ المألوفِ إذًا أنْ يظلَّ الأمينُ يوميًّا على اتصالٍ بفئاتٍ شتى منَ الزائرينَ وأصحابِ الحاجاتِ، من خلالِ أسلاكِ الهاتفِ، أوِ اللقاءاتِ الشخصيَّةِ؛ لذلكَ فإن عليهِ مسئولية تلطيفِ لهجةِ المكاتباتِ، واللباقة في الحوارِ، والحفاظ على استمرارِ المودّةِ والعلاقاتِ الطيبةِ مع هؤلاءِ الزائرينَ، فلا غرابةَ إذًا أن تكونَ مناصبُ الأمانةِ العامّةِ أكثر الوظائفِ المكتبيةِ أرستقراطيةً.
أوضاعُ السكرتاريةِ
تختلفُ أوضاعُ السكرتاريةِ العامّةِ من منظمةٍ لأخرى، ويتوقفُ ذلك عَلَى: حجمِ المنظمةِ، وعددِ العاملينَ في المكاتبِ، وأنماطِ الأعمالِ، والنوعياتِ الشخصيَّةِ للعاملينَ، والمهامِّ والاختصاصاتِ التي يباشرهَا أولئك المسئولونَ الذينَ يستعينون بِخِدماتِ السكرتاريةِ وصولاً إلى تحسينِ الأداءِ. نستخلصُ من ذلك أنه من الصعبِ تعريفُ السكرتاريةِ تعريفًا جامعًا، غيرَ أنه منَ الممكنِ تعريفُها وظيفيًّا من خلال السردِ التفصيليِّ العريضِ لصورِ المهامِّ والواجباتِ التي يسندُ بها للسكرتاريةِ حتى يمكنَ تسييرُ العملِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، والحفاظُ على الصورةِ اللائقةِ للمنظمةِ في أذهانِ الجماهيرِ الخاصةِ والعامّةِ.
ثانيا ً - التخصصُ والتميزُ :
التخصصُ
منَ الضروري للسكرتيرِ الطموحِ أن يحسّنَ من مستواهُ التعليميِّ والثقافِيِّ بالحصولِ على المؤهلاتِ العاليةِ حتى تتهيأَ له الصلاحياتُ للإفادةِ من أيةِ برامجَ تدريبيةٍ متفوقةٍ ومتقدمةٍ فيما بعدُ، ومنَ الأفضلِ أن يجيدَ المقبلُ على العملِ في مجالِ السكرتاريةِ إحدى اللغاتِ الأجنبيةِ الحيةِ على الأقلِّ بجانبِ اللغةِ العربيةِ.
الثقافةُ القانونيةُ للسكرتيرِ
في مجالِ السكرتاريةِ المتخصصةِ، من المفيدِ للسكرتيرِ أن ينمي ثقافتَهُ القانونيةَ عند العملِ في المجالاتِ القانونيَّةِ، وعلومِ الطبِّ والصّحّةِ في المجالاتِ الطبيَّةِ... إلخ. وذلكَ إلى جانبِ الثقافةِ المحاسبيةِ والإداريةِ؛ حتى يصبحَ لديه الألفة بنظامِ التأمينِ والمحاسبةِ في المنشأةِ، وعليه أن يتفهمَ الاصطلاحاتِ الفنيةَ والعلميةَ في مجالاتِ السكرتاريةِ العلميةِ والهندسيةِ. وفي مجالِ التربيةِ والتعليمِ يجدرُ بالسكرتيرِ أن يكونَ مزيجًا منَ المعلّمِ والإدارِيِّ والسكرتيرِ وخبيرِ العَلاقاتِ العامّةِ.
علومُ الإدارةِ والاقتصادِ وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ
يعتبرُ الإلمامُ بعلومِ الإدارةِ والاقتصادِ والمحاسبةِ في المؤسساتِ الماليةِ والمحاسبيةِ من ألزمِ الأمورِ. وجديرٌ بالذكرِ أن العملَ في أيٍّ من مجالاتِ السكرتاريةِ المشارِ إليها يستلزمُ ركيزةً طيبةً من المعرفةِ بالعلاقاتِ الإنسانيةِ، إذ لا غنى عنها سواء بالنسبةِ للسكرتيرِ القانوني الذي يفرضُ عليه واجبُهُ التعرفَ على متاعبِ العملاءِ والمشاركةِ الوجدانيةِ لهم في السراءِ والضراءِ، وبالمثلِ مَعَ السكرتيرِ الطبيِّ، إذ أنه من الطبيعي أن يكونَ إنسانًا لينَ الجانبِ، رحيمًا وليس فظًّا غليظَ القلبِ.
تنوعُ اهتماماتِ السكرتاريةِ
ويجدرُ بالسكرتيرِ الهندسِيِّ أن يفكرَ تفكيرًا علميًّا أو هندسيًّا وينظرَ إلى الأمورِ والمشكلاتِ بعينٍ خبيرةٍ وبصيرةٍ تكشفُ عنِ التخصصِ وسعةِ الإدراكِ. أما السكرتيرُ التربويُّ التعليميُّ، فإن نجاحَهُ يقترنُ باهتماماتِهِ بالأطفالِ، ودرايتِهِ باهتماماتِ المعلمينَ. والسكرتيرُ الماليُّ أو المحاسبيُّ، فيجبُ أن يكونَ لديهِ القدرة على استيعابِ نظمِ المحاسبةِ والأساليبِ الرياضيةِ والإحصائيةِ حتى يجدَ لذةً في عملِهِ، وينعمَ بتقديرِ وإعجابِ رؤسائِهِ.
ثالثا ً - مهامٌّ مكتبيةٌ هامّةٌ للسكرتيرِ :
تلقَ ما يُملَى عليكَ كتابةً
يجبُ أنْ يكونَ السكرتيرُ على أهبةِ الاستعدادِ دائمًا للاستجابةِ الفوريةِ عندما يُستدعَى لمكتبِ رئيسِهِ، وتكونُ معَهُ الأدواتُ المكتبيةُ اللازمةُ لتعينَهُ على تلقي ما يُملى عليهِ بسرعةٍ، وجديرٌ بالذكرِ أنَّ تلقي الإملاءاتِ ليس بالأمرِ السهلِ، فهو ليس سوى وسيلة إلى غايةٍ تتمثلُ في إعدادِ محرراتٍ دقيقةٍ يمكنُ الاطمئنانُ إلى تصديرِها بالبريدِ، على أن يكونَ معلومًا أن أيَّ خطأٍ - سواء من إملاءِ الرئيسِ أو من غيرِ ذلك - يصبحُ خطأَ السكرتيرِ شخصيًّا. كما أن المراسلاتِ، والمذكراتِ، والتقاريرَ التي تصدرُ بالبريدِ أو أيةِ وسيلةٍ أخرى، تعبّرُ عنِ المنظمةِ، ويفرضُ ذلك على السكرتيرِ أن يعنَى بكتابتِها على الآلةِ الكاتبةِ أوِ الحاسبِ الآلِيِّ بشكلٍ جذابٍ خالٍ من الأخطاءِ اللغويةِ والفنيةِ. ويؤكدُ ذلك أهميةَ إجادة اللغاتِ، فضلاً عنِ المهارةِ في التعاملِ مع الأدواتِ الحديثةِ للإملاءِ والمهارةِ في استخدامِها.
إعدادُ وتهيئةُ الرسائلِ للتصديرِ بالبريدِ
إنَّ الانطباعَ الأوّلَ عنِ المراسلاتِ يظلُّ عادةً ماثلاً في الأذهانِ لأمدٍ طويلٍ، بل وحتى قبلَ الشروعِ في القراءةِ، وتجدرُ الإشارةُ إلى أن المراسلاتِ التي تنسقُ جيدًا وتكتبُ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيِّ وفقًا للأصولِ الفنيةِ، أو بخطِّ اليدِ الحسنِ تخلقُ انطباعًا طيبًا وتهيئُ دافعًا قويًّا ومشجعًا لقراءتِهَا بعنايةٍ واهتمامٍ. أما الرسائلُ السيئةُ، فإن شكلَها القبيحَ يخلقُ انطباعًا ليس في صالحِ المنظمةِ، ويسيءُ إلى سمعتِها بغيرِ موجبٍ. على أنه منَ الممكنِ إعدادُ وتنسيقُ المراسلاتِ بصورةٍ لائقةٍ، وتحقيقُ ملاءمتِها لطبيعةِ العملِ ومكانةِ الرئيسِ أو المديرِ من حيثُ نوعيةِ الورقِ، وتصميمِ الرسالةِ، وعرضِ مادتِها بلغةٍ مفهومةٍ وتبويبٍ جذابٍ، بالخبرةِ وتنميةِ المهارةِ المطلوبةِ.
إنشاءُ وتحريرُ الرسالةِ
إنَّ المقدرةَ الإنشائيةَ التي تتيحُ للأمينِ أن يردَّ على الرسائلِ دونَ الحاجةِ لإملاءٍ من قِبلِ الرئيسِ أو المديرِ سواء كانتِ المراسلاتُ روتينيةً أو هامةً، تجعلُ الأمينَ يحظى بثقةِ الرئيسِ أو المديرِ.
تدوينُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ
يجبُ كتابةُ الأوراقِ الخاصّةِ بالعملِ والبحثُ عن المادةِ اللازمةِ للكتابةِ، حيثُ يقومُ السكرتيرُ بالكتابةِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ من واقعِ مسوداتٍ كاملةٍ، وفي بعضِ الأحيانِ يكونُ عليه أن يبحثَ عنِ المادةِ التي تكتبُ من خلال الملفاتِ المختلفةِ والمجلاتِ، والرجوعَ إلى الكتبِ في المكتبةِ؛ ولذلكَ فإنه يجبُ على السكرتيرِ أن يجعلَ من الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِي أداةً في إعدادِ المادةِ التي توزعُ في جميعِ أنحاءِ المكاتبِ المختلفةِ فضلاً عنِ الجمهورِ.
رابعا ً - التعاملُ مَعَ الآخرِين :
استخدامُ الهاتفِ
لما كان استخدامُ الهاتفِ في الوقتِ الحاضرِ يجري بصورةٍ كثيفةٍ فِي جميعِ الهيئاتِ والمؤسساتِ، ولما كانَ السكرتيرُ هو المسئولُ عنِ الردِّ على الهاتفِ وتزويدِ الأشخاصِ بالمعلوماتِ التي هُم في حاجةٍ إليها أو تحويلِ المكالماتِ إلى الرئيسِ أو المديرِ؛ لذلكَ على السكرتيرِ أن يعرفَ بخبرتِهِ كيفَ يتخيرَ المكالماتِ الهامة التي ينبغِي أن يحولها إلى رئيسِهِ، ولا يتأتى ذلك إلا بحكمِ الخبرةِ والتجربةِ والمرانِ، ويكفِي أن يعلمَ السكرتيرُ أنَّ ما يوازي 10% من وقتِهِ على الأقلِّ يمضيهِ في معالجةِ الموضوعاتِ الهاتفيةِ، وبالتالي عليه أنْ يدركَ أهميةَ الذوقِ واللياقةِ في الحديثِ الهاتفي، والدقةِ في طلبِ المكالماتِ.
مقابلةُ الزّائرينَ
منَ الضرورِيّ أن يحافظَ السكرتيرَ على ابتسامتِهِ، وسلوكِهِ المهذبِ، ومشاعرِ المودّةِ والتعاطفِ مع أيِّ زائرٍ؛ وذلك إحساسًا منه بأنَّ أيَّ زائرٍ قد يكونُ على أهميةٍ عاليةٍ بالنسبةِ للمنظمةِ، وتعبيرًا عن ذلك فإنَّ السكرتيرَ عليهِ أن ينحي العملَ الذي في يدِهِ جانبًا هامًّا حتى إن كان ملحًا وعاجلاً ويُقبلَ على الزائرِ باهتمامٍ ظاهرٍ وبالحفاوةِ والترحيبِ، وعليهِ أن يعرفَ جيدًا أنه في ذلكَ يمثلُ المنظمةَ أمامَ كُلِّ مَن يفدون على المكتبِ.
كيفيةُ استقبالِ الزّائرينَ
قد يكونُ استقبالُ الزائرينَ هو أكثر أعمالِ السكرتاريةِ إلحاحًا وأهميةً؛ لذلك ينبغي على السكرتيرِ أن يستقبلَ الزائرينَ من جميعِ الفئاتِ والنوعياتِ بلطفٍ واهتمامٍ، وسعي للحصولِ منهم على المعلوماتِ دونَ أن يضايقَهُم، وأن تتوافرَ لديهِ القدرة على سرعةِ تقديرِ الموقفِ، ومَا إذا كانَ عليه السماح لهم بمقابلةِ المديرِ أم لا، وإذَا قرّرَ أنه منَ المناسبِ تحويلُ هذا الزائر إلى أيٍّ من المسئولينَ الآخرينَ غير المديرِ فيجبُ أن يُعاملَ هذا الزائرُ بلطفٍ حفاظًا على سمعةِ المنظمةِ وكسبًا لثقةِ الزائرِ.
الإلمامُ بالأساليبِ الفنيَّةِ
إنَّ الزائرينَ الذينَ لديهم مواعيد مسبقة يجبُ أن يكونوا موضعَ ترحابٍ واهتمامٍ، ويجبُ العملُ على راحتِهِم عندما تحتمُ الظروفُ أن ينتظروا بعضَ الوقتِ لأيِّ سببٍ منَ الأسبابِ حتى تحينَ المقابلةُ، ومن أكثر واجباتِ الأمينِ أهميةً أن يلمَّ بالأساليبِ الفنيَّةِ وفقًا لقواعدِ اللياقةِ فيما يتعلقُ بالتعاملِ مع الزائرينَ، بل إن إتقانَها من مقوماتِ نجاحِهِ في عملِهِ، وجدارتِهِ بمستقبلٍ واعدٍ في مجالِ عملِهِ.
خامسا ً - التعاملُ مَعَ الملفاتِ والسجّلاتِ:
الحفظُ والبحثُ فِي المحفوظاتِ
إنَّ الهدفَ منَ المحفوظاتِ أو أوراقِ العملِ والسجلاتِ هو تأمينُ العثورِ عليها بسهولةٍ وفي الوقتِ المناسبِ، ومنَ المعتادِ أن يطلبَ الرؤساءُ الأوراقَ والسجلاتِ فورًا مراتٍ عديدة يوميًّا؛ لذلك يجبُ أن يكونَ الأمينُ قادرًا على تحديدِ مكانِ تلك الأوراقِ المطلوبةِ وتقديمِها لهم دونَ تأخيرٍ. وحتى يقومُ الأمينُ بهذه المهمةِ بكفاءةٍ واقتدارٍ، منَ الضروريّ أن يلمَّ بإدارةِ السجلاتِ، وقواعدِ المحفوظاتِ (من نظمِ الحفظِ - وكيفيةِ معالجةِ الأنواعِ المختلفةِ منَ السجلاتِ على أفضل وجهٍ)، ويتوقعُ منه أيضًا أنَّ يعرفَ كيفَ يقتفِي آثارَ السجلاتِ التي تخرجُ منَ المحفوظاتِ، وتحديدِ مكانِها، والمدَى الزمنيّ لبقاءِ الأوراقِ والسجلاتِ في الحفظِ النشطِ، ومتى ترحلُ للأرشيفِ، أو التخلص منها لعدمِ الحاجةِ إليها.
النسخُ والتصويرُ
من المعتادِ في العملِ المكتبيِّ تحريرُ المستندِ من أكثر من صورةٍ، وتستخرجُ الصورُ الإضافيةُ بالكربونِ أو آلاتِ النسخِ المستخدمةِ، وعادةً ما يُختارُ من معداتِ النسخِ ما يناسبُ عددَ الصورِ اللازمةِ، ويتمُّ تصويرُ النماذجِ والرسومِ والمستنداتِ الهامّةِ باستخدامِ آلاتِ التصويرِ، والسكرتيرُ الكفؤ المؤهلُ لعملِهِ جيدًا ينبغي أن يكونَ قادرًا على استخدامِ آلاتِ التصويرِ والنسخِ بكلِّ إمكاناتِها؛ حتى يستطيعَ أن يلبي احتياجاتِ العمل بكفاءةٍ وفاعليةٍ.
تشغيلُ البياناتِ
منَ المفيدِ أن يلمَّ الأمينُ بالنظمِ الحديثةِ لتشغيلِ البياناتِ؛ وذلك للتوسعِ المتزايدِ في استخدامِ النظمِ الآليةِ لتشغيلِ البياناتِ في إنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ؛ وبذلك يستطيعُ التعاونُ مع الأخصائيينَ في تشغيلِ البياناتِ على أساسٍ منَ المعرفةِ والإدراكش.
حفظُ السجلاتِ الماليةِ
يقومُ السكرتيرُ عادةً بمزاولةِ بعضِ المهامِّ الماليةِ والمحاسبيةِ، إذ يكونُ في عهدتِهِ صندوقُ المصروفاتِ النثريةِ لمواجهةِ الإنفاقِ العاجلِ والبسيطِ، كما يكونُ عليه متابعة السجلاتِ الماليةِ الشخصيةِ للمديرِ مثل دفتر الشيكاتِ، وحساباته لدى البنوكِ. ويقومُ السكرتيرُ بالمعاونةِ في تجميعِ وإعدادِ البياناتِ والمستنداتِ التي يستندُ إليها في ملءِ الإقرارِ الضريبـيِّ للدخلِ.
سادسا ً - التخطيطُ اليومِيُّ :
تخطيطُ العملِ اليوميِّ
إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.
استخدامُ المفكرةِ
من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت».
ترتيباتُ السفرِ
يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها.
التدريبُ والمرانُ
على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.
والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).
والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.
والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.
الفصل الثاني : السكرتير ، واجباته وحقوقه
ويشتمل على اربعة ابواب رئيسية وهي :
- الحاجات الذاتية للسكرتير
- القدرات الخاصة بالسكرتير
- احتياجات العمل
- مجالات السكرتارية
اولا : الحاجات الذاتية للسكرتير
الحاجاتُ الماديةُ
تأتي في قاعدةِ منظومةِ الحاجاتِ الذاتيةِ للسكرتيرِ، وتتمثلُ هذه الحاجاتُ في الجوعِ والعطشِ، فإذا لم يشبعِ السكرتيرُ حاجتَهُ من الطعامِ والشرابِ فكيفَ يمكنُ أن يفكرَ في إتمامِ الطباعةِ على الآلةِ مثلاً أو التعامل مع عملاءِ المؤسسةِ، أيْ أنَّ هناك علاقةً بين إشباعِ حاجاتِهِ الذاتيةِ وحاجاتِ الأعمالِ (أو إتمامِ العملِ بالكيفيةِ المطلوبةِ).
الحاجةُ إلى الشعورِ بالأمانِ
وتأتي في المرتبةِ الثانيةِ، فالشعورُ بالأمانِ مطلبُ كلِّ فردٍ سواء في مجتمعِهِ أو في مجالِ عملِهِ، فالمجتمعُ من خلال أجهزتِهِ الحكوميةِ يقومُ بتوفيرِ الأمانِ للأشخاصِ، كذلك فإن الشركاتِ تعملُ على أن يشعرَ الفردُ بالأمانِ في عملِهِ من خلال نظمِ الإحالةِ إلى المعاشِ أو نظمِ الإجازاتِ أو الحوافزِ المعمولِ بها في المؤسسةِ أو الشركةِ كذلك نظمِ التعيينِ والترقي. أضفْ إلى ذلك أن الفردَ يريدُ في داخلهِ أن يشعرَ بالأمانِ في تعاملهِ مع الأفرادِ الآخرِينَ بالمؤسسةِ.
الحاجاتُ الاجتماعيةُ
تتمثلُ الحاجاتُ الاجتماعيةُ في شعورِنا كأفرادٍ بأنّنا مقبولون من الآخرِين وأن الآخرين ينظرُون إلينا بالقدرِ نفسِهِ الذي ننظرُ لهم به ويشعرُوننا بأهميتِنا، أمّا في مجالِ الأعمالِ فإن الشركات قد أظهرتِ اهتمامَها بهذه الناحيةِ تجاهَ الأفرادِ الذين يعملُون بها من خلال التسهيلاتِ والمزايا التي تمنحُها لهم أو فتراتِ الراحةِ التي تخصصُها خلالَ يومِ العملِ أو الأسلوبِ الذي تتبعه في تنظيمِ العملِ المكتبي؛ مما يساعدُ على خلقِ جوٍّ من الألفةِ والانسجامِ بين أفرادِ المكتبِ.
الحاجةُ إلى الشعورِ بالتقديرِ
وتتمثلُ في التقديرِ الذي يحصلُ عليه الفردُ من الآخرين عندَ التعبيرِ عن آرائِهِ أو عند تقديمِ مقترحاتٍ حولَ موضوعٍ مُعينٍ، أيِ الاهتمام الذي يوليه الأفرادُ بعضهم بعضًا، أما بالنسبةِ للأعمالِ فقد أدركتِ الشركاتُ أهميةَ هذا العنصرِ بالنسبةِ للأفرادِ فنجدُ المكاتبَ تتصدرُها أسماءُ ووظائفُ أصحابِها وكذلكَ أفرادُ غرفٍ خاصّةٍ للمديرينَ ورؤساء الأقسامِ وما شابهَ ذلك من أمورٍ.
الحاجةُ إلى تحقيقِ الذاتِ
وتأتي في المستوى الأعلى من الحاجاتِ؛ حيثُ تتمثلُ في كفاحِ الأفرادِ من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيعِ مداركِهِم والعملِ على مواكبةِ التكنولوجيا الحديثةِ. وهذا العنصرُ يختلفُ من فردٍ لآخرَ حسبَ الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.
ثانيا - القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :
القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ
السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.
القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ
كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.
القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ
إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ - خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها - سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.
القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ
ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.
القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ
الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.
القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ
ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.
ثالثا - احتياجاتُ العملِ :
متطلباتُ الأعمالِ
إنَّ وظيفةَ السكرتيرِ تختلفُ في طبيعتِها عنِ الوظائفِ التي يشغلُها موظفون عاديون بالمؤسسةِ من حيثُ إنها وظيفةٌ غيرُ نمطيةٍ، مهاريةٌ لا يمكنُ أن يؤديها الفردُ العادي، فهي تحتاجُ إلى العنصرِ البشريِّ الماهرِ والذكي والمدربِ المحبِّ لمجالِ العملِ في السكرتاريةِ المتفهمِ للدورِ الحقيقي الذي يقومُ به من أجلِ تسييرِ ونجاحِ أعمالِ المؤسسةِ. وكما أنَّ للسكرتيرِ كيانهُ الخاصّ واحتياجاته الذي يعملُ على إشباعِها، فإن للمؤسسةِ التي يعملُ بها كذلك احتياجاتٌ تريدُ تحقيقهَا،
وتتمثلُ هذه الاحتياجاتُ في:
1. إنتاجِ منتجٍ معينٍ أو تقديمِ خدمةٍ.
2. الحصولِ على ربحٍ منَ المنتجِ أو الخدمةِ.
3. النموِّ والتوسعِ والازدهارِ.
التوفيقُ بينَ المتطلباتِ
إنَّ الأفرادَ الذين يعملُونَ في المؤسسةِ يجبُ أن يدركُوا احتياجاتِ المؤسسةِ وكيفية تحقيقِها حتى يتسنى للمؤسسةِ أن تكافئَ هؤلاءِ الأفراد بالطريقةِ التي تتبعُها حتى يمكنَ للأفرادِ أن يشبعوا احتياجاتهم، أيْ في جميعِ الأحوالِ التوفيق بينَ احتياجاتِ المؤسساتِ والاحتياجاتِ الذاتيةِ للأفرادِ العاملينَ بها. أما إذا لم تستطعِ المؤسساتُ إرضاءَ موظفيها عن طريقِ إعطاءِ مرتبٍ مناسبٍ أو بدلاتٍ أو تسهيلاتٍ أخرى أو توفيرِ ظروفِ عملٍ مناسبةٍ، فلن يستطيعَ الأفرادُ من جانبِهِم إشباعَ حاجاتِهم؛ وبالتالي لن يستطيعوا أن يبذلُوا من أنفسِهم في عملِهم، ولن تحصلَ المؤسسةُ على المجهودِ المتوقعِ منهم، وهنا يحدثُ الاختلافُ بين احتياجاتِ المؤسسةِ واحتياجاتِ الأفرادِ.
خصائصُ السكرتاريةِ والدورُ الفعّالُ فِي أداءِ الأعمالِ
حتى زمنٍ قريبٍ كانَ المجتمعُ ينظرُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ نظرةً خاطئةً، لكن في دنيا الأعمالِ اليومِ ومع التطورِ المتزايدِ والحاجةِ إلى الاعتمادِ على أفرادٍ أكفاء لإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ، تطورتِ النظرةُ إلى وظيفةِ السكرتاريةِ وتبدلتِ بحيثُ أصبحَ لا غنى عنِ السكرتيرِ في أيِّ مكتب اليوم، وكذلكَ لإيمانِ المؤسساتِ والمديرين بالدورِ الفعّالِ والحيويّ الذي يمكنُ أن يقومَ بهِ السكرتيرُ في إنجازِ الأعمالِ بالمؤسسةِ بالإضافةِ إلى قدرةِ السكرتيرِ نفسِهِ على إقناعِ مَن حوله (من مديرين، ورؤساء، وعناصرَ خارجيةٍ)، بأهميةِ الدورِ الذي يقومُ به بالنسبةِ للمؤسسةِ التي يعملُ بها من خلال الدرايةِ والمعرفةِ والمهاراتِ التي يمتلكها وكذلك حسن الأداءِ والتصرفِ والإقناعِ والشخصية المتميزة.
رابعا - مجالاتُ السكرتاريةِ :
السكرتاريةُ العامّةُ
في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ.
السكرتاريةُ الخاصّةُ
وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تحتلفُ في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ.
السكرتاريةُ الشخصيَّةُ
هذا النوعُ من العملِ يقومُ به سكرتيرٌ لديه القدرة على العملِ عن قربٍ مع أحدِ رجالِ الأعمالِ أو أحدِ الأشخاصِ ذي الثقلِ المهنيِّ، حيثُ يقومُ بمساعدتِهِم في تسييرِ أمورِهم وتصريفِ شئونِهِم الشخصيةِ وأمورِ العملِ على حدٍّ سواء، ويتطلبُ هذا العملُ من السكرتيرِ أن يتوافقَ جدولُهُ مع جدولِ الشخصِ الذي يعملُ معه كما أنه قد يتطلبُ منه العمل في أوقاتٍ مختلفةٍ ليست لها صفة الانتظامِ، وكذلك قد يطلبُ منه بمفردِهِ في مهامٍّ خاصةٍ لإنجازِ العملِ.
السكرتاريةُ المتخصصةُ
هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.
الفصل الثالث - دور السكرتير التنفيذي :
ويتكون الفصل الثالث من اربعة ابواب رئيسية هي :
- دور السكرتير في معاونة رئيسه
- الاتصال بالزائرين
- مقابلات الرئيس او المدير
- لقاءات مفاجئة للرئيس او المدير
اولا - دور السكرتير في معاونة رئيسه :
تخطيطُ العملِ
قبلَ أن يبدأَ السكرتيرُ عملَهُ اليومي، لا بد من وضعِ الخطوطِ الرئيسيةِ للأعمالِ التي سيقومُ حتى تدبيرَهُ للأمورِ حكيمًا؛ فيقومُ بتجهيزِ بنودِ كشفِ الارتباطاتِ اليومي الخاصِّ برئيسِهِ، ويعدّ المستنداتِ اللازمةَ لكلِّ بندٍ من بنودِ ذلك الكشفِ، حتى إذا ما طلبها الرئيسُ أو المديرُ تكونُ جاهزةً دونَ إضاعةٍ للوقتِ.
المفكرةُ أو جدولُ الأعمالِ
عبارةٌ عن برنامجٍ لتفاصيلِ الموضوعاتِ التي ستطرحُ للمناقشةِ في اجتماعٍ قادمٍ، وذلك حسبَ الترتيبِ الذي توضعُ به مفرداتُ هذه الموضوعات. وترسلُ المفكرةُ - مع خطابٍ مرفقٍ - إلى كُلِّ أعضاءِ اللجنةِ التي ستجتمعُ لإبلاغِهم بمفرداتِها وفي وقتٍ مناسبٍ، فيصبحُ في مقدورِهِم أن يفحصُوها بعنايةٍ قبلَ الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ، والمدةُ التي يتمُّ فيها إبلاغُ الأعضاءِ ببنودِ جدولِ الأعمالِ تحددُها كلُّ منشأةٍ حسبَ ظروفِها، وهي تتراوحُ ما بين سبعةِ أيامٍ إلى أربعةَ عشرَ يومًا في المعتادِ.
مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ
تنحصرُ مسئوليةُ إعدادِ المفكرةِ بيْنَ :
1- السكرتيرِ عنِ الأمورِ الروتينيَّةِ.
2- الرئيسِ أو المديرِ بالنسبةِ للأمورِ التي تتطلبُ اهتمامًا خاصًّا. وفيما يختصُّ بجدولِ الأعمالِ الخاصِّ بالرئيسِ فيجبُ أن يوضعَ فِي مجلدٍ، وذلكَ للأسبابِ الآتيةِ:
1- احتفاظُ الرئيسِ أو المديرِ بصورةٍ من جدولِ أعمالِهِ في دفترٍ أو مجلدٍ يجعلُ من السهلِ معرفةُ أيةِ تفصيلاتٍ بخصوصِ أيِّ بندٍ من بنودِ جدولِ الأعمالِ.
2- إنَّ ملاحظاتِ الرئيسِ أو المديرِ في مفكرتِهِ تجعلُ منَ السهلِ حسم الأمورِ التي يُثارُ فيها أيُّ خلافٍ.
إعدادُ كشفِ الارتباطِ اليومِيّ
يقومُ السكرتيرُ بتدوينِ الارتباطاتِ التي سيلتزمُ بها رئيسُهُ في المفكرةِ الخاصّةِ به كما يقومُ بتدوينِها في مفكرتِهِ هو؛ وذلكَ لأنَّهُ لن يكونَ متيقنًا من تدوينِ كُلّ ارتباطٍ أو ميعادٍ سبقَ ترتيبُهُ، كما ينبغي تدوينُ العملِ المفروض إنجازُهُ في مناسباتٍ مقبلةٍ. ويجبُ على السكرتيرِ أن يراعي عند التدوينِ في هاتين المفكرتيْن ما يلي:
1- تثبيتُ المواعيدِ المؤقتةِ أولاً بالقلمِ الرّصاصِ ثم تحبرُ، وإذا ما كانتِ المواعيدُ مؤكدةً فتثبت منذُ اللحظةِ الأولَى بالحبرِ.
2- يُبيّنُ المعيادُ واسمُ صاحبِ الاتصالِ والمكانُ وأيةُ معلوماتٍ أخرى مختصرة وسهلة الاستيعابِ في الوقتِ نفسِهِ.
3- تثبيتُ الموضوعاتِ الروتينيةِ التي يفضلُ رئيسُهُ معالجتَهَا في أوقاتٍ معينةٍ منَ اليومِ.
4- يجبُ أن يكونَ هناك وقتٌ كافٍ بين المواعيدِ مع الأخذِ في الاعتبارِ أنها قد تمتدُّ.
تثبيتُ المواعيدِ فِي الترتيبِ الصحيحِ
بالنسبةِ للارتباطاتِ الاجتماعيةِ فيدوّنُ ميعادُ الحفلِ - منَ السابعةِ والنصفِ إلى الثامنةِ - بالإضافةِ إلى أيةِ معلوماتٍ أخرى بالنسبةِ للملابس. وعندَ ترتيبِ المواعيدِ الاجتماعيةِ سواء بالليلِ أو النهارِ، والتي تشملُ زوجةَ الرئيسِ، يجبُ التأكدُ من أنَّ كلَّ ميعادٍ مناسبٍ لها قبلَ الموافقةِ بالنيابةِ عنها. وكذلك تثبتُ المواعيدُ في الترتيبِ الصحيحِ لحدوثِها كلّ يومٍ. وبما أنَّ الكثيرَ منَ المواعيدِ يتمُّ تحديدُها تليفونيًّا فعلى السكرتيرِ تعزيزها برسالةٍ يحتفظُ بصورةٍ منها. ويقومُ بمراجعةٍ دقيقةٍ لكلِّ بندٍ ليتأكدَ من أنَّ كلَّ النقاطِ قد عولجتْ وأنَّ كلَّ المواعيدِ قدِ التزمَ بها.
الإعدادُ للسفرِ فِي الداخلِ والخارجِ
إنَّ أهمَّ ما يؤديهِ السكرتيرُ من خدماتٍ لرئيسِهِ هو الإعدادُ لسفرياتِهِ - لصالحِ العملِ - سواء في داخل الدولةِ أو خارجهَا وتتلخصُ خطواتُ الإعدادِ للسفرِ فيما يلي:
1- الاستعلامُ من رئيسِهِ عن وسيلةِ السفرِ التي يفضلُها، هل بالقطارِ أو بالطائرةِ أو بالباخرةِ أو بالسيارةِ الخاصّةِ، وكذلك عن وسيلةِ الراحةِ التي يرغبُ في التمتعِ بها خلالَ الرحلةِ من تكييفِ هواءٍ، وطعامٍ، ونومٍ.
2- الاستفسارُ عنِ الموعدِ الذي يرغبُ رئيسُهُ السفر فيه صباحًا أو ظهرًا أو مساءً، وكذلك موعد العودةِ.
حجزُ الفندقِ
الاتصالُ بالفندقِ الذي يفضلهُ الرئيسُ في الجهةِ المسافرِ إليها لحجزِ مكانِ المبيتِ إذا كان السفرُ يستدعي المبيتَ، وإذا لم يكنْ للرئيسِ فندقٌ معينٌ فيمكنُ بالرجوعِ إلى دليلِ السياحةِ والذي توجدُ به أسماءُ الفنادقِ ومنه يمكنُ المفاضلةُ بين الفنادقِ المختلفةِ واختيارُ أنسبِها. وإذا تَمّ حجزُ غرفةٍ في فندقٍ ما، يجبُ على السكرتيرِ أن يبلغَ الفندقَ عنِ اسمِ الرئيسِ ووظيفتِهِ وموعدِ وصولِهِ والوقتِ المحتملِ لرحليهِ ونوعِ الخدمةِ المطلوبةِ كما يحاولُ السكرتيرُ الحصولَ على موافقةِ الفندقِ كتابةً ويرفقُ بالأوراقِ التي يأخذُها الرئيسُ منهُ.
تنظيمُ برنامجِ السفرِ
جمعُ وإعدادُ المعلوماتِ والبياناتِ والأوراقِ والمستنداتِ الخاصةِ بالعملِ والتي قد يحتاجُ إليها في المهمةِ المسافر من أجلِها وعلى السكرتيرِ أن يضعَ هذه الأوراقَ والمستنداتِ في ملفٍّ خاصٍّ، كما يقدّمُ للرئيسِ قائمةً بأسماءِ الأشخاصِ أو الهيئاتِ التي سيقومُ بالاتصالِ بها من خلال الرحلةِ، وعمّا إذا كانَ قد تقابلَ مع أيٍّ من هؤلاءِ الأشخاص سابقًا وظروف مقابلة كل منهم، ويمكنُ للسكرتيرِ أن يرجعَ في ذلك إلى أجندةِ مكتبِهِ.
إعدادُ الأدواتِ المكتبيةِ
وعلى السكرتيرِ أن يعدَّ بجانبِ ما تقدّمَ جميعَ الأدواتِ الكتابيةِ وغيرَهَا كالأقلامِ وأوراقِ الكتابةِ ومظاريفَ في أحجامٍ مختلفةٍ ودفترِ طوابعَ وكلبساتٍ ودبابيسَ ومسطرةٍ وممحاةٍ ودليلِ الطيرانِ أو السككِ الحديديةِ وغير ذلك. ويجبُ إعدادُ بيانٍ بخطِّ سيرِ الرحلةِ، ويتضمنُ هذا البيانُ ابتداءً من ساعةِ السفرِ، والطريقِ الذي سيسلكهُ في ساعةِ الوصولِ، والفنادقِ التي سينزلِ بها خلالَ الرحلةِ وذلك حتى وقتِ العودةِ. وكذلك جدول الزيارات والمواعيد المرتبط بها الرئيسُ أو المديرُ مبينًا فيه أسماءُ أماكنِ الزيارةِ وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ببطاقةِ المواعيدِ.
السفرُ إلى الخارجِ
في حالةِ السفرِ إلى الخارجِ، يضافُ إلى ما تقدّمَ الخطواتُ التاليةُ:
1- شراءُ تذاكرِ السفرِ المطلوبةِ (جوًّا أو بحرًّا).
2- إعدادُ الترتيباتِ الماليةِ للرحلةِ، وهذه تختلفُ باختلافِ الرحلةِ والمدةِ التي سيقضيها الرئيسُ أو المديرُ فيها وإذا كانَ المديرُ مسافرًا للخارجِ فيمكنه الحصول على النقودِ اللازمةِ بإحدى الطرقِ الآتيةِ:
1- شيكاتُ أرصدةٍ دائنةٍ: وهي على شكلِ بطاقاتٍ تمثلُ أرصدةً لدى الفنادقِ التي ينزلُ بها.
2- شيكاتٌ سياحيةٌ: وهي كثيرةُ الاستعمالِ في السفرِ للخارجِ، وعبارةٌ عن مبالغَ دائريةٍ، وتصدرها البنوكُ الكبرى والفنادقُ التي يسمحُ لها بتبادلِ النقدِ.
3- خطاباتُ الاعتمادِ: وتصدرُها البنوكُ وتوجهُها إلى مُراسليها أو فروعِها بالخارجِ؛ ليضعوا تحتَ تصرفِ حاملِ الخطابِ مبلغًا منَ المالِ. ويجبُ أيضًا إعدادُ الأمتعةِ في الحدودِ المصرحِ بها دونَ أجرٍ، وكذلك القيود والأحجام الخاصة بالأمتعةِ بها، ويمكنُ الحصولُ على هذه المعلوماتِ من جدولِ المواعيدِ الذي تصدرَهُ شركةُ الطيرانِ والملاحةُ البحريةُ.
ثانيا - الاتصالُ بالزائرِين :
أهميةُ الاتصالِ ودورُ السكرتيرِ في تسهيلِهِ وتنظيمِهِ
لا يسمحُ وقتُ المديرِ عادةً بمقابلةِ جميعِ الزائرينَ، فضلاً عن أنّه إذا قامَ بمقابلتِهم جميعًا فقدْ يتسببُ ذلك في تضييعِ وقتِهِ الثمينِ في مقابلاتٍ لا فائدةَ منها، وكان من الممكنِ أن يوجهَ الزائرُ إلى مقابلةِ مسئولٍ آخرَ يقعُ في اختصاصِهِ الغرضُ من الزيارةِ. ومن ثَمَّ كان على السكرتيرِ أن يتولَّى تنظيمَ المقابلاتِ، فلا يشغل وقتَ رئيسِهِ إلا بالضروري منها، إذ يقومُ بتوجيهِ الزائرين إلى جهاتِ الاختصاصِ أو معاونتِهم في إنجازِ مصالحِهِم إذا كان مستطاعًا، وبذلك يعتبرُ البعضُ السكرتيرَ «همزةَ الوصلِ» بين المديرِ والراغبين في زيارتِهِ.
السياساتُ التي يجبُ أن ينتهجَها السكرتيرُ
عادةً ما توضعُ للسكرتيرِ سياساتٌ يجبُ مراعاتُهَا في تنظيمِ مقابلاتِ المديرِ لزوارِهِ منها:
1- أن تكونَ الزياراتُ بمواعيد محددةٍ مقدمًا.
2- لا ينبغي تحتَ أيةِ ظروفٍ السماحُ بدخولِ الزائرِ إلى مكتبِ المديرِ قبلَ إبلاغِهِ.
3- على السكرتيرِ أن يستقبلَ كلَّ زائرٍ قبلَ السماحِ لَهُ بالدخولِ على رئيسِهِ.
4- يقومُ بتسجيلِ بياناتٍ عن كلِّ زائرٍ في «بطاقةِ الزيارةِ» أو «سجلِ أسماءِ الزائرين» حتى يمكنَ ترتيبُ الوقتِ المناسبِ لَهُ.
5- إعدادُ سجلٍ للمديرِ عن مواعيدِ المقابلاتِ والاجتماعاتِ التي سيقومُ بالارتباطِ بِها إما في أجندةٍ مكتبيةٍ أو في كشوفٍ خاصّةٍ يوضحُ فيها: اسمُ الزائرِ أو مَن سيزوره الرئيسُ، ووظيفتُهُ أو عملُهُ أو عنوانُهُ، وتاريخُ ووقتُ الزيارةِ ومدتُها.
العنايةُ باستقبالِ الضيوفِ
على السكرتيرِ أن يقومَ في بدايةِ كُلِّ يومٍ بتقديمِ «السجلِ اليومِي للارتباطاتِ إلى المديرِ» على أن يجهزَ المستنداتِ والبياناتِ التي قد يحتاجُ إليها مديرُهُ أثناءَ المقابلةِ فيرفقها بكشفِ المواعيدِ أو يتولّى تقديمَها لمديرِهِ في بدايةِ كلِّ مقابلةٍ. ويجبُ عليه العنايةَ أيضًا بمكتبِهِ لاستقبالِ الضيوفِ في أيِّ وقتٍ.
ثالثا - مقابلاتُ الرئيسِ أوِ المديرِ :
تحديدُ موعدِ المقابلةِ
وهو يتمُّ إما بحضورِ الشخصِ الراغبِ في الزيارةِ إلى مكتبِ المديرِ؛ ليحددَ الميعادَ بنفسِهِ أو يتصلَ بالتليفونِ سواء شخصيًّا أو عن طريقِ سكرتيرٍ.
حضورُ الزائرِ
عند حضورِ الزائرِ في الموعدِ المحددِ له، يجبُ على السكرتيرِ إتمامُ المقابلةِ فورًا ما دامَ المديرُ على استعدادٍ لمقابلتِهِ، وإلا طلب منه بلباقةٍ الانتظارَ لبعضِ الوقتِ، ويقومُ السكرتيرُ باصطحابِهِ إلى حجرةِ الاستقبالِ لحينِ استطاعةِ الرئيسِ مقابلته.
مقابلةُ الزائرِ
إذا وافقَ المديرُ على الزيارةِ، يقومُ السكرتيرُ بتقديمِ الزائرِ إليه، وتزويده بالبياناتِ والمستنداتِ التي قد يحتاجُ إليها أثناءَ الزيارةِ علاوةً على ما قد يطلبهُ من بياناتٍ أثناءَ الزيارةِ.
الاعتذارُ عَنِ المقابلةِ
قد يعتذرُ المديرُ عن مقابلةِ الزائرِ ذي الميعادِ المحددِ سابقًا، وذلك لعذرٍ طارئٍ، فعلى السكرتيرِ أن يعتذرَ له بلباقةٍ وأن يتولّى تعليلَ هذا التصرفِ تعليلاً مقنعًا ومهذبًا بحيثُ لا يسيء إليه، أما إذا كان هناك متسعًا من الوقتِ فيقومُ بتقديمِ الاعتذارِ عن المقابلةِ تليفونيًّا أو كتابةً مع اقتراحِ موعدٍ جديدٍ.
رابعا - لقاءاتٌ مفاجئةٌ للرئيسِ أوِ المديرِ :
زائرٌ بغيرِ ميعادٍ سابقٍ
يقومُ السكرتيرُ بالاستفسارِ منه عن سببِ الزيارةِ، فإذا كان أمرًا عاجلاً لا يحتملُ التأخيرَ قامَ بعرضِ الموضوعِ على رئيسِهِ فإذا وافقَ سمحَ له بالدخولِ، أما إذا لم يتسمْ سببُ الزيارةِ بصفةِ الاستعجالِ يمكنُ إفهامُهُ بلباقةٍ أنَّ المديرَ مرتبطٌ بمواعيدَ من قبلُ وأنه لا مانعَ من أن يقومَ السكرتيرُ بتحديدِ موعدٍ له يناسبَهُ، وقد يطلبُ منه كتابةً مذكرةً عن سببِ الزيارةِ.
زائرٌ صديقٌ أو قريبٌ للمدير
نظرًا لما تتسمُ به علاقةُ المديرِ بهذا النوعِ من الزوارِ بروابطَ اجتماعيةٍ قويةٍ كان من الواجبِ على السكرتيرِ أن يلتزمَ في التصرفِ معهم حسبَ ما قد اتفقَ مع رئيسِهِ من قبلُ من حيثُ السماح لهم بالمقابلةِ؛ لأنَّ أيَّ خطأٍ في معاملتِهِم قد يتسببُ عنه مشاكلُ لا داعي لها. ومن ثَم يجبُ أن تتميزَ تصرفاتُ السكرتيرِ معهم بمنتهَى الحكمةِ والسياسةِ.
زائرٌ غيرُ مرغوبٍ فيه
قد لا يرغبُ المديرُ في مقابلةِ بعضِ الزوارِ لأسبابٍ عديدةٍ منها: عدمُ رغبةِ المديرِ في إتمامِ المقابلةِ؛ لعدمِ حصولِهِ على ميعادٍ من ذي قبلُ، وازدحامِ مفكرتِهِ بارتباطاتٍ عديدةٍ، أو لعدمِ اختصاصِ الرئيسِ بمقابلةِ هذا الزائرِ. وبديهيٌّ فإنَّ معالجةَ السكرتيرِ لكلِّ موقفٍ يختلفُ باختلافِ ظروفِ كلِّ حالةٍ، ولكن على السكرتيرِ أن يقدّمَ للزائرِ غيرِ المرغوبِ فيه تعليلاً مقنعًا ومهذبًا، وفي كلِّ هذه المواقفِ تظهرُ لباقةُ السكرتيرِ وحسنُ تصرفِهِ.
زائرٌ منَ العاملينَ
إنَّ الغرضَ من محادثةِ هؤلاءِ العاملين لمقابلةِ المديرِ قد يكونُ لأسبابٍ تتعلقُ بالعملِ؛ ومن ثم فإذا تحققَ السكرتيرُ من أنَّ السببَ منَ الزيارةِ هو أحدُ الأمورِ التي تتعلقُ بالعملِ، وحرصًا على سرعةِ مقابلتِهِم للرئيسِ حتى لا ينجمُ عن تأخيرِ إتمامِ المقابلةِ خسائرُ للمنشأةِ فإنَّهُ يُخطرُ مديرَهُ بالموقفِ في الحينِ. ولكن إذا كان الراغبُ في الزيارةِ من العاملين الذين يعلونَ المديرَ في المركزِ أو يساوونَهُ؛ فعندئذٍ يعملُ السكرتيرُ على إتمامِ المقابلةِ فورًا حتى ولو كانتْ دونَ ميعادٍ سابقٍ.
الصحفيون
لا يختلف الصحفيون عن الزوارِ الآخرين فيما عدا أنَّ السكرتيرَ يجبُ أن يكونَ حذرًا في التخاطبِ معهم، فلا يصرحُ بشيءٍ للنشرِ قبلَ عرضِهِ على رئيسِهِ ويأخذُ الموافقةَ عليهِ إذ يدفعُ السبقُ الصحفي بعضَ الصحفيين إلى التسرعِ في إفشاءِ أخبارٍ لم يحنْ بعدُ وقتُ إذاعتِهَا؛ مِما قد يضرُّ بالمصلحةِ العامةِ بالطبعِ.
إنهاءُ الزياراتِ التي طالتْ عمّا هو محددٌ لها
قد تطولُ الزيارةُ لأحدِ ضيوفِ المديرِ عما هو مقررٌ لها إما لنسيانِ المديرِ المواعيد الأخرى، وإما لتمادي الزائرِ في مناقشاتٍ لا طائلَ منها؛ مما قد ينتجُ عنه تضاربٌ في المواعيدِ الأخرى، وهنا لا بُدّ أن يتدخلَ السكرتيرُ لإنهاءِ هذه الزيارةِ التي طالتْ مدتُها، وطبيعيٌّ أن معالجةَ كُلِّ حالةٍ تختلفُ حسبَ ظروفِ كلِّ زائرٍ، ولكن في كلِّ الحالاتِ يجبُ محاولةُ عدمِ إحراجِ الزائرِ وإظهارِ حسنِ نيةِ السكرتيرِ ويكونُ إنهاءُ الزيارةِ عن طريقِ مَا يلي:
1- الاتصالُ بمديرِهِ عن طريقِ الهاتفِ الفرعِيِّ وإخطارُهُ بانتهاءِ وقتِ الزيارةِ.
2- إدخالُ ورقةٍ إلى المديرِ (أو نموذجٍ مُعدٍّ لذلك) دونَ إبداءِ أيةِ إشارةٍ.
3- إخبارُ المديرِ أن هناك زائرًا آخرَ قد حانَ موعدُ زيارتِهِ ويستفسرُ منه عمّا إذا كانَ على استعدادٍ لمقابلتِهِ خشيةَ ألاّ يقبل الانتظارَ.
4- تلبيةُ نداءِ رئيسِهِ بطريقةٍ متفقٍ عليها كأن يدقَّ له الجرسَ مرتيْن ليتدخلَ لإنهاءِ المقابلةِ.
قطعُ الاجتماعاتِ
وذلكَ متى؟ وكيف؟ فإنّه منَ الضروري أن تدورَ الاجتماعاتُ في جوٍّ هادئٍ لا يقاطعهُ أحدٌ حتى تتوافرَ للأعضاءِ الظروفُ المناسبةُ للبحثِ والمناقشةِ، ولكن قد تضطرُّ الظروفُ السكرتيرَ إلى محاولةِ قطعِ هذه المناقشاتِ ليبلغَ مديرَ الاجتماعِ أو أحدَ الأعضاءِ رسالةٍ هامةٍ، ويمكنُ تلخيصُ الأحوالِ التي تقطعُ فيها الاجتماعاتُ فيما يلي:
1- إذَا كانتْ هناك شخصية أعلى مرتبة من مدير الاجتماعِ ويرغبُ في محادثتهِ
2- وجودُ قراراتٍ هامةٍ وتتسمُ بصفةِ الاستعجالِ ويرغبُ السكرتيرُ في أخذِ توقيعٍ عليها من مديرِهِ.
3- إبلاغُ رسالةٍ هامةٍ إلى أحدِ الأعضاءِ. وفي مثلِ هذه الأحوالِ يقومُ السكرتيرُ باغتنامِ أيةِ فرصةٍ يهدأُ فيها الاجتماعُ كفرصةِ تناولِ المشروباتِ وما سواها من هدوءٍ؛ ليقدمَ القراراتِ التي يرغبُ في اعتمادِها من مديرِهِ أو إبلاغ أيةِ رسالةٍ لأحدِ الأعضاءِ.
الفصل الرابع : الاجتماعات واهمية دور السكرتارية
ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :
- ماهية الاجتماعات واهميتها
- دور السكرتارية في تنظيم الاجتماعات
- واجبات السكرتارية قبل الاجتماع
- واجبات السكرتارية اثناء الاجتماع
- واجبات السكرتارية بعد الاجتماع
- المناظرات السمعية والبصرية
أولا - ماهية الاجتماعات واهميتها :
الديمقراطيةُ في الاجتماعاتِ
تزايدتْ في الوقتِ الحاضرِ أهميةُ الاجتماعاتِ وتعددتْ صورُهَا ووضعتِ الكثيرُ منَ القواعدِ والأسسِ لتنظيمِها وزيادةِ فعاليتِهَا لتحقيقِ أهدافِ المنظماتِ على اختلافِ أنواعِها وتباينِ أوجهِ نشاطِها؛ فالاجتماعاتُ مظهرٌ من مظاهرِ الديمقراطيةِ في الإدارةِ والعملِ الجماعِيِّ والمشاركةِ في الإدارةِ، فضلاً عن أنّها من أهمِّ أسبابِ الاتصالِ في المؤسسةِ. وحتى يمكنَ تحقيقُ الأهدافِ المرجوةِ منَ الاجتماعاتِ، فكان لزامًا على المؤسساتِ أن تضعَ وتطبقَ إجراءاتٍ سليمةً لاجتماعاتِ أعضائِها، بحيثُ تكونُ سلطةُ اتخاذِ القراراتِ لمجموعةٍ منَ الأعضاءِ وليسَ لفردٍ واحدٍ وبما يكفلُ مساهمةَ كلِّ عضو منَ الأعضاءِ في اتخاذِ القرارِ وإبداءِ رأيهِ بحريةٍ وحيدةٍ.
ما هو الاجتماعُ؟
يتمثلُ الاجتماعُ في لقاءٍ بين أكثر من فردٍ في مكانٍ محددٍ وزمانٍ محددٍ؛ للتداولِ والتشاورِ وتبادلِ الرّأي حولَ موضوعٍ أو مشكلةٍ بغرضِ تحليلِها واتخاذِ قرارٍ بشأنِها، وينطوي الاجتماعُ على مفهومِ التعاونِ بين أفرادٍ قد تختلفُ ثقافاتُهُم وخبراتُهُم، ورغم ذلك يحاولونَ معًا - عن طريقِ المناقشةِ الموضوعيةِ - الوصولَ إلى حلٍّ للمشكلاتِ المعروضةِ عليهم.
مبدأُ المشاركةِ في الإدارةِ
تعتبرُ الاجتماعاتُ التطبيقَ العمليَّ لمبدأِ المشاركةِ في الإدارةِ، حيثُ يشتركُ المرءوسُونَ مع الرؤساءِ في اتخاذِ القراراتِ الإداريةِ التي تتعلقُ بتخطيطِ العملِ ومراقبةِ تنفيذِهِ، ومع ذلك فإنَّ المشاركةَ في الإدارةِ لا تعني بالضرورةِ اشتراكَ المرءوسين في جميعِ الخطواتِ التي تمرُّ بها عمليةُ اتخاذِ القرارِ، فقد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ تشخيصِ المشكلةِ، أي البحث عن الأسبابِ الحقيقيةِ التي أدّتْ إلى المشكلةِ أو يمكن أن تؤدي إلى حدوثِها مستقبلاً، كما قد تقتصرُ المشاركةُ على مرحلةِ وضعِ الحلولِ البديلةِ أو اختيارِ أحدِ البدائلِ. والخلاصةُ: أنه مهما اختلفتْ درجةُ المشاركةِ التي يسمحُ بها المديرُ للمرءوسينَ، فإن السماحَ لهم بالمشاركةِ في المرحلةِ التاليةِ من مراحلِ اتخاذِ القرارِ يجبُ أن تتمَّ بموافقتِهِ هو. والاجتماعاتُ كأسلوبٍ للاتصالِ والمناقشةِ الحرةِ المفتوحةِ، تعوِّدُ الأفرادَ على تنميةِ مهارتَي التحدثِ والإنصاتِ، بل تتعداهُما إلى تنميةِ مهارةِ الإقناعِ، أيْ إقناع الآخرين عن طريقِ المواجهةِ المباشرةِ بين المتحدثِ والمستمعِ.
مزايا الاجتماعاتِ
يمكنُ تخليصُ أهميةِ الاجتماعاتِ في مختلفِ مجالاتِ العملِ بالمؤسساتِ في النقاطِ التاليةِ:
- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للمشاركينَ للتعبيرِ عن آرائِهِم أيًّا كانتْ مراكزهم المهنية.
- تعقدُ الاجتماعاتُ بهدفِ الوصولِ إلى قراراتٍ - من خلال الدراسةِ والبحثِ - وتؤثرُ تأثيرًا فعالاً على نشاطِ المؤسسةِ.
- تفرزُ الاجتماعاتُ وجهاتِ نظرٍ مختلفةٍ تفيدُ أصحابَ القرارِ والسلطةِ بالمؤسسةِ وتساعدهُم على وضعِ السياساتِ والقراراتِ المسيرةِ لنشاطِ المؤسسةِ وتساعدُ على تحقيقِ أهدافِها.
- تتيحُ الاجتماعاتُ الفرصةَ للأفرادِ في مختلفِ المستوياتِ الإدرايةِ للالتقاءِ والتعارفِ وتبادلِ وجهاتِ النظرِ وتكوينِ صداقاتِ عملٍ وصداقاتِ شخصيةٍ على حدٍّ سواء.
- تساعدُ الاجتماعاتُ على سهولةِ الموافقةِ على القراراتِ والنتائجِ التي تفرزهَا الاجتماعاتُ لإحساسِ الأعضاءِ بأنّهم شاركُوا في إعدادِ هذه النتائجِ والوصولِ إليها.
عيوبُ الاجتماعاتِ
على الرغمِ من كلِّ المزايا التي يمكنُ أن تأتِي منَ الاجتماعاتِ، إلا أنه يوجدُ العديدُ منَ الانتقاداتِ التي توجهُ للاجتماعاتِ ويمكنُ تلخيصُها في النقاطِ التاليةِ:
- سيطرةُ فئةٍ معينةٍ على الاجتماعِ ومحاولةُ تسييرِهِ وفقًا لرغباتِهِم مستغلينَ في ذلك سلطةَ الضغطِ من واقعِ مراكزِهِمُ المهنيةِ.
- استغلالُ بعضِ الأعضاءِ الفرصةَ والأخذُ بمبادرةِ التحدثِ بصورةٍ تغطي على حقوقِ الآخرِين.
- كثيرًا ما تكونُ القراراتُ التي تتخذُ عن طريقِ الاجتماعاتِ تمثلُ الرأي الوسطَ؛ تفاديًا للمشاكلِ وحرصًا على الخروجِ بنتائجَ إيجابيةٍ من الاجتماعِ.
- إذا لم يكنْ رئيسُ الاجتماعِ على درجةٍ كبيرةٍ منَ الوعي والحزمِ؛ فإنَّ الاجتماعَ يمكنُ أن يفشلَ بسهولةٍ.
- الاجتماعاتُ فرصةٌ للقاءِ والتعارفِ وتجاذبِ أطرافِ الحديثِ دونَ الخوضِ بجديةٍ في الأعمالِ المنظورةِ أمامَ الاجتماعِ.
- الاجتماعاتُ المستمرّةُ الكثيرةُ مضيعةٌ للوقتِ واستنزافٌ لمواردِ المؤسساتِ.
- قد يكونُ بعضُ أفرادِ الاجتماعِ دونَ مستوى الاجتماعِ من حيثُ الدرايةِ والمعرفةِ والخبرةِ اللازمةِ للمشاركةِ في الاجتماعاتِ بفعاليةٍ.
- الاجتماعاتُ كبيرةُ العددِ لا تُؤتي ثمارَهَا نتيجةَ تداخلِ أحاديثِ المشاركينَ وسوءِ عمليةِ الاتصالِ بهم.
ثانيا - دورُ السكرتاريةِ في تنظيمِ الاجتماعاتِ :
السكرتاريةُ والاجتماعاتُ
لا شكَّ أن تحقيقَ الأهدافِ المرجوةِ من أيِّ اجتماعٍ تتوقفُ على مقدارِ الجهودِ المبذولةِ للإعدادِ للاجتماعِ وتسجيلِ ما يدورُ خلالَهُ وإثباتِ قراراتِهِ وتوصياتِهِ للجهاتِ المعنيةِ وهي مهامٌّ يمكنُ أن تقومَ بها السكرتاريةُ فيعتمدُ عليها المديرُ في ذلك، ويعتبرُها عنصرًا فعّالاً وحيويًّا يساهمُ في نجاحِ الاجتماعِ وتحقيقِ الغرضِ منه. والاجتماعاتُ التي تعقدُ ويكونُ للسكرتيرِ دورهُ في الإعدادِ والمتبابعةِ والتحضيرِ قد تأخذُ الشكلَ غيرَ الرسمي كأيِّ اجتماعٍ بسيطٍ بين المديرِ ومعاونيهِ أو بين المديرِ وأحدِ الأفرادِ بالإدارةِ، وقد تأخذُ الشكلَ الرسميَّ التي يحتاجُ إلى عددٍ منَ الإجراءاتِ.
الاجتماعُ غيرُ الرسميِّ ودورُ السكرتيرِ
يمكنُ أن يدعو المديرُ أحدَ معاونيهِ أو أحدَ الأفرادِ الذين يعملُونَ معه لاجتماعٍ قصيرٍ بمكتبِهِ. وهذا النوعُ منَ الاجتماعِ لا يحتاجُ إلى إجراءاتٍ رسميةٍ من تحضيرِ وتوجيهِ الدعوةِ للاجتماعِ والإعدادِ له بصورةٍ رسميةٍ وتسجيلِهِ وتسجيلِ محضرٍ له وإعدادِ التقريرِ النهائِيّ عنهُ، ولكن يمكنُ أن يتمَّ ببساطةٍ عندما يتصلُ السكرتيرُ بالشخصِ المعني ويدعوهُ للاجتماعِ مع المديرِ في موعدٍ محددٍ. ويكونُ على السكرتيرِ في هذهِ الحالةِ أن يُعدَّ مكتبَ المديرِ أو غرفةَ الاجتماعاتِ لاستقبالِ الاجتماعِ، كذلكَ يجبُ عليهِ إعدادُ ملفٍّ يحتوِي عَلَى البياناتِ والأوراقِ الضروريةِ للاجتماعِ حتى يتمكنَ المديرُ من استخدامِهَا خلالَ الاجتماعِ، وكل هذه الترتيباتِ تتمُّ بالاتفاقِ مع المديرِ.
السكرتيرُ يَحْضُرُ الاجتماعَ
قد تدعو الحاجةُ أن يحضرَ السكرتيرُ الاجتماعَ، ويقومُ بتدوينِ التفاصيلِ، فإذا دعتِ الحاجةُ لذلكَ يجبُ أن يُعدَّ نفسَهُ، بأن يكونَ على استعدادٍ لتدوينِ تفاصيلِ الاجتماعِ وتلقي التعليماتِ منَ المديرِ. وبعد الانتهاءِ منَ الاجتماعِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعيدَ ترتيبَ غرفةِ الاجتماعاتِ أو غرفةِ المديرِ، وأن يقومَ بطباعةِ تقريرِ الاجتماعِ لعرضِهِ على المديرِ وأخذِ الموافقةِ عليهِ لإعلامِ مَن حضرُوا الاجتماعَ بما جاءَ فيه بصورةٍ رسميةٍ.
الاجتماعُ الرّسميُّ
عندما يكونُ الاجتماعُ كبيرَ العددِ أو بصددِ مناقشةِ موضوعٍ هامٍّ على مستوًى عالٍ، أو يكون أعضاءُ الاجتماعِ من أماكنَ مختلفةٍ أحيانًا أو من جنسياتٍ مختلفةٍ في أحيانٍ أخرى، فإنَّ الاجتماعَ يأخذُ الشكلَ الرسميَّ؛ لأنَّ الشكلَ الرسميَّ ينطوي على اتباعِ عددٍ منَ الإجراءاتِ والتدابيرِ التي من شأنِهَا أن تكفلَ نجاحَ الاجتماعِ منَ الناحيةِ التنظيميَّةِ. والأمورُ المتعلقةُ بالنواحي التنظيميَّةِ للاجتماعاتِ الرسميةِ من صميمِ اختصاصاتِ السكرتيرِ، فعليهِ أن يقومَ بعددٍ من الواجباتِ قبلَ الاجتماعِ، وكذلك له دورٌ هامٌّ وفعّالٌ أثناءَ الاجتماعِ، كما أن عليه واجباتٌ يتحتمُ القيامُ بها بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ.
ثالثا - واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ :
حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ
عندما يكونُ مديرُكَ مسئولاً عن الدعوةِ لاجتماعٍ ما، وذلك حسبَ القانونِ الأساسيِّ والنظامِ الداخليِّ للمؤسسةِ، يكونُ لزامًا عليكَ أن تقومَ بجميعِ النواحِي التنظيميةِ التي تكفلُ نجاحَ الاجتماعِ، ومن أهمِّهَا: حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ، فقبلَ إرسالِ الدعوةِ للأعضاءِ للاجتماعِ، يجبُ عليكَ أن تتأكدَ من مكانِ الاجتماعِ؛ فلن تستطيعَ إرسالَ الدعواتِ إلا بعدَ تحديدِ مكانِ الاجتماعِ. ونوعُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ المطلوبةِ يتوقفُ على عددِ الأفرادِ الذين سيتمُّ دعوتُهُم للاجتماعِ ومدى الحاجةِ إلى توفّرِ معداتٍ خاصةٍ بالقاعةِ كأجهزةِ الترجمةِ وجهازِ العرضِ وخلافهِ، وهذه الأجهزةُ قد تكونُ غيرَ متوافرةٍ بالمؤسسةِ؛ وبالتالي قد يستلزمُ الأمرُ حجزَ قاعةِ الاجتماعاتِ بأحدِ الفنادقِ الكبرى أو أحدِ دواوينِ الاجتماعاتِ المخصصةِ لهذا الغرضِ.
مواصفاتُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ
يمكنُكَ تحديد حجمِ القاعةِ بمعرفةِ عددِ الأعضاءِ، فإذا كان الاجتماعُ دوريًّا ويحضرُهُ أعضاءٌ لا يتغيرون؛ فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوعِ إلى الاجتماعِ السابق، فإذا كانَ الاجتماعُ الذي نحن بصددِهِ الأولَ من نوعهِ، فيمكنكَ معرفة العدد من خلال دعواتِ الأعضاءِ. كذلك يجبُ معرفةُ الأجهزةِ التي يحتاجُها الاجتماعُ، والعملُ على توفيرِها والتأكدُ من أنّها تعملُ بكفاءةٍ ويتمُّ ذلك بسؤالِ المديرِ عن الأجهزةِ المطلوبةِ. ولا يفوتكَ أن تأخذَ في اعتبارِكَ فتراتِ الراحةِ خلالَ يومِ الاجتماعِ - إذَا كانَ الاجتماعُ سيمتدُّ ليومٍ طويلٍ أو عدةِ أيامٍ في بعضِ الأحيانِ - وما يمكنُ تقديمُهُ من مشروباتٍ أو وجباتِ طعامٍ للأعضاءِ، كل هذه الأمورِ عليكَ بمتابعتِها والتأكد من دقتِها حتى يمكنكَ الاطمئنان إلى أن الاجتماعَ قد حُضِّرَ له بصورةٍ جيدةٍ.
إرسالُ الدّعواتِ
يعتبرُ توجيهُ الدعوةِ للاجتماعِ من أهمِّ الأركانِ الضروريةِ لصحتِهِ، بل لصحةِ القراراتِ التي تصدرُ عنه، ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تراعي الأركانَ الضروريةَ اللازمةَ لصحةِ الاجتماعِ، فيجبُ أن تختارَ الوقتَ المناسبَ لإرسالِ الدعواتِ، فإرسالُ الدعواتِ قبلَ موعدِ الاجتماعِ بمدةٍ طويلةٍ تصرفٌ غيرُ حكيمٍ، فمن السهلِ في هذه الحالةِ أن ينسى الأفرادُ موعدَ الاجتماعِ لطولِ الفترةِ الزمنيةِ بين إرسالِ الدعواتِ والموعدِ المحددِ للاجتماعِ، كما أن إرسالَ الدعواتِ قبلَ الاجتماعِ بفترةٍ قصيرةٍ لا يعطي للأفرادِ الفرصةَ لتحضيرِ أنفسِهِم للاجتماعِ خاصةً إذا كانت هناك أوراقٌ ومواضيعُ يجبُ إعدادُها لمناقشتِها في الاجتماعِ. والأنسبُ أن تُرسلَ الدعواتُ للحضورِ قبل الاجتماعِ بأسبوعين أو أكثر قليلاً حتى يتمكنَ الأعضاءُ من الترتيبِ لحضورِ الاجتماعِ.
مواصفاتُ دعواتِ الاجتماع
يجبُ أن تُوضحَ الدعوةُ اسمَ الشخصِ المطلوب دعوتُهُ للاجتماعِ، وموضوعَ الاجتماعِ، وميعادَه، ومكانَه، والغرضَ منه، كذلك يمكنُ إعدادُ الدعوةِ بشكلٍ يسمحُ بأن تتلقى ردًّا على الدعوةِ سواء بالموافقةِ على الحضورِ أو عدم إمكانيةِ الحضورِ. ويتمُّ ذلك بأن يكونَ هناك جزءٌ في نهايةِ الدعوةِ يمكّنُ صاحبَ الدعوةِ من الردِّ بنعمٍ أو لاَ، ويطلبُ منه قطعَ هذا الجزءِ وإعادتهُ إليكَ في موعدٍ محددٍ حتى يمكنكَ أن تعرفَ وتحددَ من سيحضرُ الاجتماعَ والعددَ الفعليَّ للحضورِ، كذلك يجبُ عليكَ الاحتفاظُ بنسخٍ من الدعواتِ التي وُجهتْ للأفرادِ ومواعيد إرسالهَا لأيِّ ظرفٍ طارئٍ.
إعدادُ جدولِ الأعمالِ
يتوقفُ نجاحُ الاجتماعِ مهما كان الغرضُ منه على مدى كفاءةِ التحضيرِ له، ويكونُ التحضيرُ للاجتماعِ بإعدادِ جدولِ الأعمالِ، ويعتبرُ جدولُ الأعمالِ الورقةَ الرسميةَ التي يعتمدُ عليها المديرُ في إدارتِهِ للاجتماعِ وكذلك الأعضاءُ في متابعتِهم لما يجرِي أثناءَ الاجتماعِ. وجدولُ الأعمالِ قائمةٌ تحتوي على الموضوعاتِ الرئيسيةِ التي سيتمُّ مناقشتُهَا والتصويتُ عليها من خلال الاجتماعِ مرتبة بحسب أهميةِ الموضوعاتِ. ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تقومَ بطباعةِ جدولِ الأعمالِ وتصويرِ عددِ نسخٍ تكفي أعضاءَ الاجتماعِ وكذلك توزيعها عليهم في يومِ الاجتماعِ أو إرسالها بالبريدِ لهم قبلَ الاجتماعِ للاطلاعِ عليها حتى يتمكنَ الأعضاءُ الذين يريدُون تقديمَ ورقةِ عملٍ، أو بحثًا بخصوصِ موضوعٍ ما وردَ بالجدولِ من الإعدادِ لهذا البحثِ، وفي أحيانٍ أخرى يطلبُ منكَ متابعةُ الأعضاءِ ومعرفةُ عددِ البحوثِ التي ستقدّمُ للمناقشةِ ويكونُ لك السلطة في طلبِ هذه الأبحاثِ من أصحابِها قبل الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباعةٍ وتصويرٍ قبل موعدِ الاجتماعِ.
إعدادُ ملفِّ الاجتماعِ
من واجباتِ السكرتيرِ المتعلقةِ بالاجتماعاتِ أن يقومَ بإعدادِ الملفِّ الخاصِّ بالاجتماعِ موضوع المناقشةِ، وذلك بإرفاقِ جميعِ الأوراقِ والمستنداتِ التي سيحتاجُها المديرُ أثناءَ الاجتماعِ. كذلك سيكونُ عليهِ أن يتأكدَ من أنَّ كلَّ عضوٍ وافقَ على إعدادِ ورقةٍ لطرحِها بالاجتماعِ قد أرسلَ له الورقةَ، وأنهُ قد قامَ بإعدادِها وطباعتِها وتصويرِها لجميعِ الأعضاءِ لتوزيعِها في بدايةِ الاجتماعِ.
رابعا - واجباتُ السكرتاريةِ أثناءَ الاجتماعِ :
واجباتُ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ
تختلفُ واجباتُ السكرتيرِ منَ اجتماعٍ لآخرَ، فهناكَ اجتماعاتٌ يجبُ على السكرتيرِ حضورُهَا ومن ثَمَّ له واجباتُهُ، كما توجدُ اجتماعاتٌ لا تدعو الحاجةُ إلى وجودِ السكرتيرِ، وعندئذٍ يستمرُّ السكرتيرُ في عملِهِ بصورةٍ طبيعيةٍ مع الاهتمامِ بأيِّ طارئٍ قد ينشأُ ويتعلقُ بالاجتماعِ كأنْ تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ لأحدِ أعضاءِ الاجتماعِ، ففي هذه الحالةِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعرفَ كيفَ يتصرفَ ويعالجَ مثلَ هذه المواقف.
حضورُ الاجتماعِ وتدوينُ التفاصيلِ
إذا كان على السكرتيرِ أن يحضرَ الاجتماعَ؛ فإن الأمرَ تترتبُ عليه بعضُ الواجباتِ التي يجبُ على السكرتيرِ القيامُ بها، ومن هذه الواجباتِ ما يلي:
1- حصرُ وتسجيلُ أسماءِ الأعضاءِ؛ للتأكدِ منَ الأعضاءِ الذين حضروا والأعضاءِ الذين لم يحضرُوا.
2- إثباتُ الإجراءاتِ التي اتبعتْ - من خلالِ رئيسِ الاجتماعِ - للتحققِ من صحةِ انعقادِ الاجتماعِ.
تسجيلُ تفاصيلِ الاجتماعِ
إنَّ تسجيلَ تفاصيلِ الاجتماعِ من واجباتِ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ، ويتمُّ التسجيلُ باستخدامِ جهازِ التسجيلِ؛ لمساعدةِ السكرتيرِ على القيامِ بهذه المهمةِ خاصةً في الحالاتِ التي يكثرُ فيها عددُ أعضاءِ الاجتماعِ ويكونُ السكرتيرُ غيرَ ملمٍّ بشخصياتِ الأعضاءِ. وفي هذه الحالةِ يمكنهُ الاعتماد على جهازِ التسجيلِ وكذلك بالرجوعِ إلى مديرِهِ ليرشدهُ إلى أسماءِ الأعضاءِ ليمكنهُ تسجيلها عند قيامِ أحدِ الأعضاءِ بالتحدثِ أثناءَ الاجتماعِ، كذلك في ظلِّ التكنولوجيا الحديثةِ التي تتسلحُ بها المكاتبُ اليوم، فإنه يمكنُ الاعتمادُ على جهازِ الفيديو في تسجيلِ الاجتماعِ ثم الرجوعُ إليه في أيِّ وقتٍ لاستخدامهِ في إعدادِ تقريرِ الاجتماعِ.
خامسا - واجباتُ السكرتاريةِ بعدَ الاجتماعِ :
واجباتُ السكرتيرِ بعدَ الاجتماعِ
بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ وانصرافِ الأعضاءِ، يتعينُ على السكرتيرِ القيامُ بإعادةِ غرفةِ الاجتماعاتِ إلى حالتِها الطبيعيةِ، أما إذا كانَ الاجتماعُ خارجَ المؤسسةِ؛ فيجبُ التأكدُ من أن أيًّا منَ الأعضاءِ لم يتركْ شيئًا خاصًّا به، وأن الأجهزةَ في حالتِها الطبيعيةِ كما تسلمها من إدارةِ القاعةِ.
إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ
من مهامِّ السكرتيرِ بعدَ انعقادِ الاجتماعِ إعدادُ المحضرِ النهائِيّ للاجتماعِ، ويجبُ أن يشتملَ على البنودِ التاليةِ:
- ساعةُ وتاريخُ ومكانُ انعقادِ الاجتماعِ.
- اسمُ رئيسِ الاجتماعِ واسمُ السكرتيرِ.
- الإجراءاتُ التي اتبعتْ للدعوةِ للاجتماعِ وصحتُها طبقًا للائحةِ.
- أسماءُ أعضاءِ الاجتماعِ الذين حضرُوا، وأسماءُ الأعضاءِ الذين لم يحضرُوا بعذرٍ ودونَ عذرٍ.
- الإشارةُ إلى أنه تَمّتْ تلاوةُ محضرِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ وتَمّتِ الموافقةُ عليهِ واعتمادُهُ.
- عرضُ مفصلٌ ودقيقٌ لجميعِ المناقشاتِ التي دارتْ أثناءَ الاجتماعِ (أو الاجتماعاتِ) ولأسماءِ الأعضاءِ الذين أثارُوا أسئلةً وأولئك الذين قامُوا بالردِّ والاعتراضاتِ والموافقاتِ، أيْ يتمُّ عرضُ كلّ صغيرةٍ وكبيرةٍ دارتْ في الاجتماعاتِ ويمكنُ للسكرتيرِ أن يقومَ بذلكَ من خلال الرجوعِ إلى التسجيلِ الذي تَم أو إلى شريطِ الفيديو.
- كتابةُ محضرِ الاجتماعِ وتدوينُهُ في الدفترِ الخاصِّ بذلك وأخذُ موافقةِ وتوقيعِ رئيسِ الاجتماعِ عليه.
- بعدَ اعتمادِ رئيسِ الاجتماعِ للمحضرِ واعتمادِ القراراتِ، يقومُ السكرتيرُ بنسخِها وإرسالِ صورٍ منها للإداراتِ والأعضاءِ بهدفِ إعلامِهِم بهذهِ القراراتِ التي تَمّتِ الموافقةُ عليها أثناءَ الاجتماعِ.
سادسا - المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ :
المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ
تعتبرُ المناظراتُ السمعيةُ والبصريةُ أحدثَ وسيلةٍ نقلتهَا التكنولوجيا الحديثةُ في مجالِ إدارةِ وتنظيمِ الاجتماعاتِ وتعتمدُ عليها الكثيرُ من المؤسساتِ الكبيرةِ في إدارةِ الاتصالِ بين الأفرادِ سواء داخلَ المؤسسةِ أو خارجها بهدفِ اتخاذِ قرارٍ ما بشأنِ موضوعٍ مطروحٍ للنقاشِ. ونتيجةً لاتساعِ نطاقِ الرقابةِ التي يتمتعُ بها المديرُون؛ فإنّهُم غالبًا مَا يميلونُ إلى الإقلالِ من أسفارهم، توفيرًا للوقتِ والنفقاتِ والاعتمادِ على المناظراتِ كإحدى وسائلِ الاتصالِ والاجتماعِ.
نظامُ المناظراتِ
يتضمنُ نظامُ المناظراتِ إشراكَ أكثر من فرديْن من مكانٍ واحدٍ في مناقشةِ موضوعٍ مطروحٍ للبحثِ والنقاشِ، وذلك إما من خلال التليفونِ (أو المناظراتِ السمعيةِ) أو من خلال شاشاتِ العرضِ (أو المناظراتِ البصريةِ)، ويساعدُ على انتشارِ هذه الوسيلةِ من وسائلِ الاتصالِ، سهولةُ استخدامِ أجهزةِ «الفاكسِ» في نقلِ الرسائلِ إلى مكانِ انعقادِ المناظراتِ أثناءَ وقتِ إجرائِها.
التقنيةُ الحديثةُ والمناظراتُ
إنَّ الأقمارَ الصناعيةَ والمحطاتِ الفضائيةَ هي الوسيطُ الآخرُ لعمليةِ الاتصالِ عن طريقِ المناظراتِ، ويمكنُ من خلالِها أن يرى أعضاءُ المناظرةِ بعضَهُم بعضًا على شاشاتِ العرضِ وكلّ مِنهم في مكانِهِ (وهو ما يُسمّى بالمناظراتِ البصريةِ)، وأن يتصلَ بعضُهم ببعضٍ من خلال أجهزةِ الهاتفِ ويتنافسُوا بشأنِ موضوعِ البحثِ المطروحِ.
إعدادُ المناظراتِ
واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للمناظراتِ هي أيضًا واجباتُ السكرتيرِ بشأنِ الإعدادِ للاجتماعِ من حجزِ موعدٍ بغرفةِ الاجتماعاتِ وإعدادِ الأجهزةِ، وإعلامِ الأعضاءِ، وإعدادِ المادةِ التي ستتمُّ مناقشتُهَا، وتدوينِ التفاصيلِ أثناءَ المناظرةِ وإكمالِ الأعمالِ المترتبةِ على المناظرةِ.
الفصل الخامس - كتابة الرسائل والتقارير :
و يتكون هذا الفصل من سبعة ابواب رئيسية هي كالتالي :
- ما هي المراسلات ؟
- إعداد الرسائل ؟
- إعداد وكتابة التقارير
- اقسام التقرير
- الاسس والغرض من كتابة التقارير
- التقرير بغرض الاستخدام كسجل
- تحديد الشكل النهائي للتقرير
أولا - ما هي المراسلات :
أهميةُ المراسلاتِ
تعتبرُ المراسلاتُ المتبادلةُ فيما بين المؤسساتِ أو الأفرادِ من أكثر وسائلِ الاتصالِ المكتوبةِ شيوعًا في الوقتِ الحاضرِ، وليستِ الرسالةُ بديلاً للاجتماعِ بين طرفيْن فحسب، وإنما هي دليلٌ للجديةِ وإثباتِ للتعاملِ والارتباطِ في الوقتِ ذاتِهِ. والرسائلُ التجاريةُ ضرورةٌ لعقدِ الصفقاتِ ولتبادلِ المعلوماتِ فيما بين المتعاملين، فهي تمهدُ للاتصالِ فيما بينهم، كما تعتبرُ في ذاتِها سجلاً دائمًا لهذه الاتصالاتِ.
عدمُ المغالاةِ في الرسائلِ
إنَّ الأمرَ يقتضي عدمَ المغالاةِ في استخدامِ المكاتباتِ الداخليةِ والعنايةَ بتحريرِها، ومعالجتَها في كافةِ المراحلِ التي تمرُّ بها وفقًا لنظامٍ علميٍّ يكفلُ مساهمتَهَا الفعالةَ في تحقيقِ الأهدافِ المرجوةِ.
صياغةُ الرّسائلِ
لما كانَ دورُ السكرتيرِ الناجحِ لا يقتصرُ على كتابةِ الرسائلِ على الآلةِ الكاتبةِ أو الحاسبِ الآلِيّ بعدَ إملائِهَا، وإنما يجبُ أن يمتدَّ إلى صياغةِ الرسائلِ الصادرةِ وإعدادِ الردِّ على تلكَ الواردةِ، ومعالجةِ كليهما في مختلفِ المراحلِ؛ لذا كان من الواجبِ عليهِ التعرفُ على المبادئِ العلميةِ لإعدادِ الرّسائلِ ودراسةُ القواعد التي تحكمُ إجراءاتِ التعاملِ معها.
ثانيا - إعدادُ الرسائلِ؟ :
الاعتباراتُ الواجبُ مراعاتُهَا عندَ إعدادِ الرّسائلِ
الرسالةُ هي إطارٌ مكتوبٌ يحملُ معلوماتٍ يرادُ نقلُها من المرسلِ إلى المستقبلِ، ولما كانَ نجاحُ عمليةِ الاتصالِ مرعونًا بتقبلِ المرسلِ إليهِ لمضمونِ الرسالةِ وتفهمِهِ له على النحو الذي يقصدهُ المرسلُ، ولما كان دورُ السكرتيرِ لا يجبُ أن يقتصرَ على كتابةِ الرسائلِ على الآلةِ الكاتبةِ بعدَ إملائها، وإنما يجبُ أن يكونَ كذلك قادرًا على صياغتِها؛ لذا فهناك عددٌ من الاعتباراتِ الواجب مراعاتُها عند صياغةِ الرسائلِ ومنها:
1. التحديد الواضحُ لمضمونِ الرسالةِ المراد نقلُها.
2. استخدامُ عباراتٍ صحيحةٍ من خلالها يستطيعُ القارئُ أن يفهمَ الرسالةَ المنقولةَ في وضوحٍ وبلا إيهامٍ.
3. مراعاةُ الأجزاءِ الأساسيةِ للرسالةِ والتي تتضمنُ: الافتتاحيةَ، وموضوعَ الرسالةِ والذي يُقسّمُ بدورِهِ إلى فِقراتٍ، والخاتمةَ.
4. صياغةُ أسلوبِ الرسالةِ بعنايةٍ وبأسلوبٍ منطقيٍّ، وحتى تؤدّي كلُّ نقطةٍ إلى النقطةِ التاليةِ لها.
5. اختيارُ الكلماتِ المعبرةِ عن المعنى، وتجنبُ الأخطاءِ اللغويةِ.
قواعدُ كتابةِ الرسائلِ
1. الإشارةُ للرسالةِ السابقةِ.
2. الردُّ على الاستفساراتِ حسبَ ترتيبِ ورودِها بالرسالةِ.
3. التسلسلُ المنطقيُّ للفقراتِ.
4. سلامةُ ودقّةُ جميع البياناتِ والمعلوماتِ.
5. البعدُ عن صيغةِ الأمرِ وصيغةِ النهي.
6. توفّرُ الذوقِ واللباقةِ، وحسنُ اختيارِ الكلماتِ.
7. الاهتمامُ بالافتتاحيةِ والخاتمةِ.
الشروطُ الموضوعيةُ في الرسالةِ
هي الإيجازُ، والبساطةُ والسهولةُ، وقوّةُ التعبيرِ، والموضوعيةُ. الإيجازُ:
1. أنَّ تتضمنَ الرسالةُ موضوعًا واحدًا وفي ورقةٍ واحدةٍ قدرَ الإمكانِ.
2. عدمُ تكرارِ ما جاءَ بالرسالةِ المردود عليها.
3. يجبُ اختيارُ الكلماتِ بعنايةٍ دونَ إسرافٍ أو نقصانٍ.
4. أن يكونَ لكلِّ كلمةٍ موضعُ بالرسالةِ ولا يمكنُ الاستغناءُ عنها.
5. أن تكونَ الكلماتُ مترابطةً ومتناسقةً ومسلسلةً كوحدةٍ واحدةٍ.
البساطةُ
1. يجبُ استخدامُ الكلماتِ والجملِ القصيرةِ.
2. يجبُ استخدامُ أوضحِ الكلماتِ فهمًا وقربًا من الاستعمالِ وذلك:
أ- حتَّى لا يضيع الوقتُ في القراءةِ والتفسيرِ.
ب- حتى لا يشعر الطرفُ الآخرُ بأنّك أعلى منه ثقافةً.
التعبيرُ
1. يجبُ أن يكونَ هناكَ اطلاعٌ وقراءةٌ مستمرةٌ في اللغةِ؛ حتى يمكن اختيارُ الكلماتِ المناسبةِ.
2. يجبُ عدمُ شرحِ نقطةٍ أو قرارٍ قبلَ ذكرِ هذَا البندِ أو هذا القرارِ.
3. يجبُ الابتعادُ عنِ الكلماتِ ركيكةِ المعنى، ضحلةِ الأسلوبِ وعن الجملِ المفككةِ.
4. الاهتمامُ بحجمِ الجملةِ: غير طويلةٍ وغير قصيرةٍ.
5. عدمُ استعمالِ الكلماتِ التي تثيرُ الشكَّ وتحتملُ التفسيرَ بعدةِ معانٍ.
6. عدمُ الإسرافِ في المجاملةِ أو التحيةِ أكثر من اللازمِ.
الموضوعيةُ
1. الالتزامُ بالأمانةِ والدقةِ في عرضِ الموضوعِ مع منهجٍ علميٍّ في صُلبِ الموضوعِ.
2. وضعُ مقدماتٍ تمثلُ جوانبَ الموضوعِ تمهيدًا للاستنتاجاتِ.
3. الاستنتاجاتُ يجبُ أن تكونَ منطقيةً ونابعةً من تلكَ المقدماتِ.
4. الاعترافُ بالخطأِ في حالةِ وجودِهِ.
ثالثا - إعدادُ وكتابةُ التقاريرِ :
إعدادُ وكتابةُ التقاريرِ
عادةً ما تخدمُ التقاريرُ أغراضًا عدةً ويستخدمُهَا العديدُ منَ الناسِ؛ لذلك فهي الأساسُ الذي تبنِي عليهِ الإدارةُ قراراتهَا فتمدّها بالمعلوماتِ اللازمةِ أو توجه نظر الآخرين لما يجبُ عليهم القيام به، كما أننا نجدُ أن مستقبلَ المؤسسةِ يعتمدُ في وقتٍ من الأوقاتِ على التقاريرِ وخاصة المؤثرة. فالمنشآتُ والمؤسساتُ في الوقتِ الحاضرِ لها هيكلٌ متشابكٌ ولا يتنسى أن تتمَّ عمليةُ التنسيقِ بين الإداراتِ والوظائفِ المختلفةِ بالمنشآتِ والمؤسساتِ والإداراتِ بسهولةٍ إلاّ عن طريقِ التقاريرِ والمراسلاتِ المكتوبةِ، فكيف يمكنُ للتقريرِ أن يحققَ كلّ هذا؟
مدى تأثيرِ التقريرِ
إنَّ إدراكَ المجالِ الذي يستخدمُ فيه التقريرُ والمراسلاتُ المتبادلةُ داخلَ المنشأةِ يعطي الحدَّ الأدنَى من الإجابةِ على السؤالِ، فالنظرةُ السريعةُ على الهيكلِ التنظيمِيّ للمؤسسةِ يمكنُ أن تعطِي انطباعًا أوليًّا عن السبلِ التي يمكنُ أن يصلَ إليها التقريرُ ويؤثرُ فيها، إلا أنه غالبًا ما يأخذُ التقريرُ الشكلَ الرأسيَّ أيْ إلى المستوياتِ الإداريةِ العليا للموافقةِ، ثم إلى أسفلَ للتنفيذِ. كذلك يمكنُ للتقريرِ أن يتجهَ أفقيًّا بين المجموعاتِ المختلفةِ أو أن يستخدمَ كأساسٍ لبدءِ علاقاتٍ أو معلوماتٍ يعتمدُ عليها المساهمُون بالمؤسسةِ.
التقاريرُ الخارجيةُ
بالإضافةِ إلى التقاريرِ التي يمكنُ أن تتداولَ داخلَ المنشأةِ فهناك التقاريرُ الخارجيةُ، فنجدُ التقاريرَ المتبادلةَ بين الموردينَ والعملاءِ، بين المؤسساتِ والحكومةِ، بين وحداتِ البحثِ والتطويرِ ووحداتِ الإنتاجِ أو بين بعضِ الشركاتِ وبعضِها الآخر. هذا الإطارُ الضخمُ والاستخداماتُ المتعددةُ التي يقومُ عليها التقريرُ غالبًا ما تلقي بمسئوليةٍ جسيمةٍ على كاتبِ التقاريرِ، فلا يوجدُ تقريرٌ واحدٌ يمكنُ أن يشتملَ على كل هذه الوظائفِ السابق الإشارة إليها، ولذلكَ للاستفادةِ من التقاريرِ، ولكي يكونَ التقريرُ فعالاً، يجبُ أن يصممَ التقريرُ ليواكبَ متطلباتِهِ ويؤدي الغرضَ منه، هذا التنوعُ في وظائفِ وأغراضِ التقريرِ لم يولد غير أنماطٍ وأشكالٍ وأقسامٍ مختلفةٍ للتقاريرِ يمكنُ الاعتمادُ عليها للوصولِ إلى الغرضِ النهائي من التقريرِ المراد إعدادُهُ.
ضرورياتُ التقاريرِ
يجبُ أن تحتوي التقاريرُ سواء كانت قصيرةً أو طويلةً على بعضِ المعلوماتِ الأساسيةِ مثل:
1. موضوعُ التقريرِ متمثلاً في العنوانِ أو الموضوعِ.
2. اسمُ كاتبِ التقريرِ.
3. الشخصُ المقدَّمُ إليه التقرير.
4. تاريخُ تقديمِ (أو الانتهاءِ من) التقريرِ وفي بعضِ الأحيانِ يمكنُ إضافةُ اسمِ الشركةِ ووظيفةِ القائمِ بالتقريرِ.
هيكلُ التقريرِ
التقريرُ في هيكلِهِ يتضمنُ:
1. بيانًا بمصداقيتِهِ والغرضِ منه ومجالِ استخدامِهِ.
2. معلوماتٍ كافيةً لتحقيقِ الغرضِ منه مقسمةً إلى أجزاءٍ متناسقةٍ ومترابطةٍ.
3. قسمًا إجماليًّا يتضمنُ التأكيدَ على الغرضِ من التقريرِ والفائدةِ المرجوةِ من ورائهِ، كذلك يتضمنُ التقريرُ توقيعَ كاتبِهِ، وذلك على خطابٍ مرفقٍ مع التقريرِ أو في الصفحةِ الأولى للتقريرِ.
رابعا - أقسامُ التقريرِ :
أقسامُ التقريرِ
الأشكالُ أو الأقسامُ النمطيةُ تستخدمُ بكثرةٍ في التقاريرِ، فهي تحتوي على معلوماتٍ ترتبطُ بصورةٍ وثيقةٍ بالقسمِ الذي تندرجُ تحتَهُ.
صفحةُ العنوانِ
هي صفحةٌ تحتوي على رقمِ التقريرِ وعنوانِهِ كذلك رقمِ العقدِ، واسمِ المعدِّ والمشاركين في التقريرِ، والتاريخِ وفي بعضِ الأحيانِ عددِ صفحاتِ التقريرِ وعددِ الأشكالِ بداخل التقريرِ، بالإضافةِ إلى اسمِ الشخصِ الذي يقدّمُ له التقريرُ.
قائمةُ المحتوياتِ
وتحتوي على عرضِ الأقسامِ الرئيسيَّةِ بالتقريرِ ورقمِ الصفحةِ، وكذلك قائمةٍ بالجداولِ والرسوماتِ التوضيحيةِ.
ملخصُ التقريرِ
ويحتوي على عرضٍ مقتضبٍ للتقريرِ والغرضِ منهُ ومجالاتِ استخدامِهِ والنتائجِ التي تَمَّ التوصلُ إليها، والغرضُ من الملخصِ هو عرضُ نتائجِ التقريرِ ومحتوياتِهِ بصورةٍ مبسطةٍ ومقتضبةٍ.
الغرضُ منَ التقريرِ
وهو بيانٌ لمجالاتِ التقريرِ والغرضِ منه يستدلُّ به القارئُ عند قراءتِهِ للتقريرِ.
النتائجُ
وهو عرضٌ وتحليلٌ لنتائجِ البياناتِ التي تم التوصلُ إليها وجمعُها مشفوعةً بالرسوم والأشكالِ التوضيحيةِ. أما الخلاصةُ: فيفردُ لها جزءٌ خاصٌّ ، لأنها تعرضُ باختصارٍ واقتضابٍ للنظرةِ العامةِ للتقريرِ وهي تجميعٌ للاستنتاجاتِ التي تم التوصلُ إليها.
التوصياتُ
وفي هذا الجزءِ تُذكرُ التوصياتُ لتطبيقِ ما وردَ بالتقريرِ والدرساتِ المستقبليةِ المتوقعةِ كذلك تذكرُ الأسبابُ وراءَ تلكَ التوصياتِ. ويمكنُ في بعضِ التقاريرِ دمجُ كلٍّ منَ الخلاصةِ والتوصيةِ معًا في جزءٍ واحدٍ.
هيكلُ الكتابةِ الفعّالةِ
إذا وجدَ هيكلٌ أو نمطٌ يمكنُ أن يتبعَهُ كاتبُ التقريرِ؛ فإنَّ الأمرَ يكونُ هيِّنًا، أما إذا لم يوجدْ هذا النمطُ أوِ الهيكلُ؛ فعلى كاتبِ التقريرِ أن يعتمدَ على معلوماتِهِ والأسسِ الخاصّةِ بِهِ وهو أمرٌ يزيدُ من صعوبةِ إعدادِ التقاريرِ، ولكن لا يخفَى أن المعرفةَ بمبادئِ كتابةِ التقاريرِ عامةً تنطبقُ على تلك التي لها أشكال أو على سواها.
خامسا - الأُسسُ والغرضُ من كتابةِ التقاريرِ :
الأسسُ العلميةُ فِي إعدادِ وكتابةِ التقاريرِ
إنَّ القدرةَ على التغلبِ على مشكلاتِ الكتابةِ هي من المسائلِ التي يمكنُ التغلبُ عليها بسهولةٍ، ولكن الصعوبةَ تكمنُ في التغلبِ على مشكلاتِ الكتابةِ للتقاريرِ والنماذجِ الفنيةِ أو الصناعيةِ عامةً؛ ولذلك باتَ من الضروري القيامُ بتحليلِ المشكلةِ للتغلبِ عليها. ولا يتوقعُ أن تحصلَ على أفضل النتائجِ مصدافةً ودونَ تحليلٍ جيدٍ، ويجبُ على كاتبِ أو معدِّ التقريرِ أن يضعَ في ذهنِهِ: لماذا هذا التقرير؟ وما الغرضُ المرجو تحقيقه من كتابةِ مثل هذا التقرير؟ وإذا ما أرادَ أن يكونَ تقريرهُ فعّالاً عليه أن يدركَ كيف سيتمُّ استخدامُ التقريرِ، فهو المسئولُ عن تقديمٍ يفي بمتطلباتِ المنشأةِ أو المؤسسةِ التي تتعاملُ في مثل هذا النوعِ من التقاريرِ.
تحليلُ المشكلاتِ
إنَّ تحليلَ المشكلاتِ التي تواجهُ كتابةَ التقاريرِ يتركزُ حولَ الغرضِ من التقريرِ، ودورِ المنشأةِ والأشخاصِ الموجه لهم التقرير، وهي العناصرُ التي يرتكزُ عليها كاتبو التقاريرِ في كتاباتِهِم. والتحليلُ يرسمُ له الطريقَ ليعرفَ ما يجبُ القيامُ به، وما يجبُ أن يتضمنَهُ تقريرهُ، وكيف سينظمُه ، وكيف سيقدّمُ تقريرَهُ، وإجمالاً فإنَّ التحليلَ يعطي الشكلَ المفترضَ أن يكونَ عليه التقريرُ في مجملِهِ.
الغرضُ منَ التقريرِ
تختلفُ التقاريرُ باختلافِ الغرضِ منها؛ فمحتوياتُ ومجالاتُ استخدامِها تقومُ بدرجةٍ كبيرةٍ على القراراتِ التي تتخذها الإدارةُ؛ ولذلك يجبُ أن يُعدَّ كلُّ تقريرٍ ليفي بالغرضِ منه.
كيفَ تتأثرُ التقاريرُ بالغرضِ منها؟
كاتبُ التقريرِ عليه أن يدركَ أن تحقيقَ الغرضِ هو هدفه الأول، على سبيل المثال: عليه أن يفرقَ بين التقريرِ الذي يؤكّدُ على اتباعِ قواعدِ السلامةِ في قسمٍ ما وبين ذلك التقريرِ الذي يُوصي باتخاذِ خطواتٍ فعالةٍ لتطبيقِ تلك القواعدِ، كما أن هذين التقريرين يختلفان بالطبعِ عن آخرَ يُعدُّ بغرضِ التوصيةِ وزيادةِ فعاليةِ قواعدِ السلامةِ.
تقسيمُ التقاريرِ وفقًا للغرضِ
على الرغمِ من أنَّ هناك العديدَ من التقاريرِ المستخدمةِ بالمنشآتِ إلا أنه يمكنُ تقسيمُها وفقًا للغرضِ من استخدامِها وطبيعةِ ارتباطِها بعمليةِ صنعِ القرارِ. وعمومًا فإن التقاريرَ تكتبُ بغرضِ:
1- الإعلامِ.
2- التحفيزِ لاتخاذِ تصرفٍ ما.
3- التنسيقِ بين المشروعاتِ.
4- التوصيةِ.
5- الاستخدامِ كسجلٍ للنشاطِ.
التقريرُ بغرضِ الإعلامِ
هذا النوعُ منَ التقاريرِ يُعدُّ لإعطاءِ معلوماتٍ. وهو يختلفُ بدرجةٍ كبيرةٍ في شكلِهِ ومحتوياتِهِ وطولِهِ، ويوجدُ نوعانِ من التقاريرِ في هذا الخصوصِ:
1- التقاريرُ الدوريةُ والتي تحتوي على معلوماتٍ وبياناتٍ روتينيةٍ.
2- التقاريرُ الخاصةُ والتي تحتوي على بياناتٍ خاصةٍ بمشكلةٍ معينةٍ.
3- كلا النوعيْن يركزُ بدرجةٍ كبيرةٍ على المعلوماتِ التي تتضمنهُ، وللتأكيدِ على مزيدٍ من الفاعليةِ للتقريرِ فإن الكاتبَ عليه أن يركّزَ ويتفهمَ المعلوماتِ المطلوبة وأسبابها. وفي التقاريرِ الدوريةِ نجدُ أن الشكلَ والتنظيمَ يُحدَّدان مسبقًا، فالتقريرُ يعدُّ كل فترةٍ والمعلوماتُ فيه قد تكونُ متكررةً في عرضِها، وغالبًا ما نجدُ نماذجَ مطبوعةً لهذا النوعِ منَ التقاريرِ.
معلوماتُ التقاريرِ الخاصةِ
أما التقاريرُ الخاصةُ فالمعلوماتُ فيها تختلفُ اختلافًا كبيرًا، فالمعلوماتُ المطلوبةُ ومجالاتُ استخدامِ التقاريرِ تتحكمُ في طبيعةِ ومحتوياتِ التقريرِ، كما تتحكمُ في الشكل. ولكي يكونَ التقريرُ فعالاً : لابُدَّ وأن يَعرضَ المعلوماتِ المطلوبةَ بطريقةٍ واضحةٍ، وعلى كاتبهِ أن يُحددَ مسبقًا ما يريدهُ وأن يختارَ العناصرَ الهامةَ التي تساعدهُ على إخراجِ تقريرٍ جيدٍ. وعلى الرغمِ من الاختلافاتِ في هذا النوعِ من التقاريرِ، إلا أنه للتأكدِ من فعاليتِها يجبُ أن:
1. تعرضَ التوصياتِ بالتفصيلِ.
2. وكذلك يجبُ التأكيدُ على الأخذِ بالتوصياتِ بالتعرضِ للفائدةِ التي ستعودُ على الشركةِ، وبتوضيحِ لماذا يجبُ الأخذُ بهذه التوصياتِ.
سادسا - التقريرُ بغرضِ الاستخدامِ كسجلٍ :
التقريرُ بغرضِ الاستخدامِ كسجلٍ
هذا النوعُ منَ التقاريرِ يتصفُ بأنه طويلٌ وشاملٌ لكي تتحققَ الفائدةُ والتي تتطلبُ مزيدًا من العرضِ والتفصيلِ. وهناك نوعان من التقاريرِ تندرجُ تحتَ هذا المجالِ:
1. تقاريرُ التقدُّمِ (أو الأداءِ).
2. التقاريرُ النهائيةُ. فعلى سبيلِ المثالِ: في نهايةِ كلِّ سنةٍ من سنواتِ العملِ في مشروعٍ ما تُقدّمُ تقاريرُ الأداءِ (لتوضحَ مجالَ وتفاصيلَ العملِ خلالَ السنةِ)، وبعد الانتهاءِ من المشروعِ ككلٍّ يُقدَّمُ التقريرُ النهائيُّ الذي يشتملُ على الإنجازاتِ التي تمّتْ بعد آخرِ تقريرِ أداءٍ مُقدَّمٍ.
سردُ الأحداثِ والوقائعِ في التقريرِ
وهذه النوعيةُ من التقاريرِ لا تفيدُ الفترةَ التي أنجزتْ فيها الأعمالُ فحسب، بل يمتدُّ أثرُها لفتراتٍ طويلةٍ بعد الانتهاءِ من الأعمالِ؛ ولذلك يجبُ أن تكونَ شاملةً، فلا يفترض الكاتبُ أن قارئَ التقريرِ على علمٍ بما دارَ بالمشروعِ؛ ولذلك يجبُ أن يلتزمَ بسردِ الأحداثِ والوقائعِ بالتفصيلِ. وهذه النوعيةُ من التقاريرِ هي تاريخٌ بالنسبةِ للمؤسسةِ، وتكتبُ للاحتفاظِ بها، ويمكنُ أن يطلعَ عليها أشخاصٌ لم يكنْ لهم صلة بالعملٍ الذي تَمَّ.
كيفيةُ استخدامِ التقاريرِ
للتقاريرِ الفنيةِ استخداماتٌ عدة، بعضُها يقرأُ مرةً واحدةً والبعضُ الآخرُ يقرأُ مراتٍ ومراتٍ، بعضُها يطلعُ عليه فردٌ والبعضُ الآخرُ يطلعُ عليهِ أفرادٌ عديدون، بعضُها يستخدمُ لفترةٍ قصيرةٍ والبعضُ الآخرُ لفترةٍ طويلةٍ، بعضُها يستخدمهُ المتخصصُون والبعضُ الآخرُ يستخدمهُ الأفراُد غيرُ المتخصصِينَ.
سابعا - تحديدُ الشكلِ النهائِيِّ للتقريرِ :
تحديدُ شكلِ التقريرِ
بعد اكتمالِ عمليةِ اختيارِ وتنظيمِ المادةِ التي سَيُعدُّ منها التقريرُ سواء المادة المكتوبة أو الأشكال المساعدة، يتبقى أمامَ الكاتبِ بعد ذلكَ تحديد الشكلِ الذي سيكونُ عليه تقريرهُ، فيقومُ بوضعِ تصورٍ للمساحاتِ اللازمةِ والأقسامِ الرئيسيةِ والفرعيةِ، وإعدادِ العناوين الرئيسيةِ والفرعيةِ والتنسيقِ (أو التصميمِ) الكاملِ للتقريرِ في شكلِهِ النهائِيِّ.
التصميمُ الداخليُّ
إنَّ التصميمَ الداخليَّ الفعّالَ للتقريرِ يتطلبُ أن يكونَ الشكلُ جذابًا، وأن يؤدِّي الغرضَ منه في الوقتِ نفسِهِ، وهناك أشكالٌ عدةٌ للتصميمِ الداخليِّ للتقريرِ.
اختيارُ الشكلِ المناسبِ للتقريرِ
إن اختيارَ الشكلِ مرحلةٌ يعتمدُ فيها الكاتبُ على النمطِ السائدِ في الشركةِ والأسلوبِ المتبعِ في حالاتٍ سابقةٍ مماثلةٍ، ولكن في جميعِ الأحوالِ فإن الكاتبَ يختارُ الشكلَ:
1- الذي يوطدُ العلاقةَ بينَ القارئِ والكاتبِ.
2- الذي يضمنُ احتواءَ جميعِ أجزاءِ التقريرِ المراد إعدادُهُ.
الخلاصةُ
إذا قامَ الكاتبُ بالإعدادِ لتقريرِهِ بصورةٍ جيدةٍ أمكنَ له تحديد ما يجبُ أن يحتويه تقريرهُ، وأمكنَ له تحديد الشكلِ التنظيمِي الذي سيتخذهُ، وأمكنَ له أن يرتبَ الأشكالَ الداخليةَ والخارجيةَ. ومجملُ القولِ فقد صممَ تقريرَهُ بالطريقةِ المناسبةِ، والآن عليهِ أن ينتقلَ للمرحلةِ التاليةِ وهي كتابة التقريرِ.
