إنّ أحد أسرار الإدارة الناجحة للمؤسسات الصغيرة يكمن في تعلّم التحكّم بالنفقات، فبسبب الإهمال قد تتراكم حتّى أدنى النفقات بسرعة فتقلّل من أرباح شركتكم ومن صحتها الاقتصادية الإجمالية كما قد تعرقل تقدّمها.
عدد كبير من مالكي الشركات الصغيرة يعرفون من أين يصدر المال ولكنّهم لا يعرفون تماماً إلى أين يذهب وقد يؤثّر هذا الأمر تأثيراً بالغاً في التدفّق النقدي لشركتهم. إذن، من المهم أن تدققوا في نفقاتكم بانتظام، وعند كلّ فصل إذا أمكن – كي تديروا نفقاتكم الخارجة بدقّة وكي تبحثوا عن طرق للتوفير.
القواعد البسيطة الواردة أدناه تطبّق على كلّ أنواع النفقات:
- قارنوا مختلف الأسعار لاختيار أفضلها
- هذا الأمر ينطبق في كلّ مراحل أعمالكم من شراء الأقلام والأغراض المكتبية الأخرى إلى رسوم التأمين.
- قيّموا عقودكم ومورّديكم بانتظام
- كلّما سدّدتم ثمن فاتورة أو حرّرتم شيكاً تذكّروا متى كانت آخر مرّة وجدتم فيها أسعاراً أفضل.
- لا تفاوضوا وتساوموا فقط لدى إبرام عقد جديد فبوسعكم المساومة مع المورّدين المعتمدين الحريصين على عدم خسارة التعامل مع شركتكم.
- استفيدوا من التنزيلات
غالباً ما تقدّم الجمعيات المهنية تنزيلات لأعضائها على عقود التأمين والسفريات والشحن والنفقات الأخرى الاعتياديّة. نعرض عليكم فيما يلي المجالات التي يميل فيها أصحاب المؤسسات الصغيرة عادةّ إلى الإفراط في الإنفاق. انقروا على المجال المطلوب لنعلّمكم كيفية توفير تلك النفقات فيه:
- الهاتف/المرافق العامّة
- التأمين الصحّي
- الشحن/التسليم
الهاتف/المرافق العامّة
- دقّقوا مراراً وتكراراً في كلّ رسوم فواتيركم الهاتفية لأنّ الأخطاء ليست ممكنة الحدوث فقط، بل تحدث بالفعل.
- اتّصلوا بقسم خدمة العملاء في شركة الهاتف للسؤال عن أفضل التعريفات الممكنة لشركتكم في ما يختص بالاتصالات المحليّة والبعيدة. تستطيعون الحصول في غالب الأحيان على تعريفات أفضل من تلك المروّجة في الإعلانات شرط أن تستقصوا وأن تسألوا عنها.
- لا تخشوا تفقّد عروض الشركات المنافسة ومن إعادة النظر في خياراتكم لمرّة أو لمرتين في السنة. إن كانت شركة خدمات هاتفية مثلاً تقدّم لكم عرضاً مغرياً للاشتراك فيها، بلّغوا الشركة التي تتعاملون معها بالأمر واسألوها إذا كانت تستطيع تقديم العرض نفسه. في غالب الأحيان من الأقلّ كلفة أن تعقد شركة الهاتف تسوية مع عملاءها على أن تستبدلهم بآخرين كليّاً.
- إن كنتم تديرون أعمالكم من المنزل حاولوا الحصول على خصومات من شركة الهاتف مثل تخصيص أرقام للاتصال أو برامج المكافآت .
- اجتمعوا في كلّ فصل مع ممثّل شركة الهاتف لمعرفة ما إذا كان برنامج الاتصالات الهاتفية المعتمد لا يزال الحل الأفضل لشركتكم المتنامية. تذكّروا أنّ شركات الهاتف تضيف حلولاً جديدة خاصة بالمؤسسات الصغيرة إلى قائمة خدماتها وهذه الحلول تقدّم إليكم طرقاً جديدة للتوفير.
- الرسوم الجائرة ليست نادرة الحدوث في فواتير المرافق العامة. احرصوا على نيلكم أفضل هيكلية للتسعير.
- دقّقوا أكثر من مرة في رقم العدّاد ونتيجة العدّاد و"ثابتة" العداد وهي عبارة عن مضاعف مدوّن على العداد للمساعدة على تحديد الاستعمال الشهري.
التأمين الصحّي
إليكم بعض الأمور التي يجب أخذها في عين الاعتبار حين تنوون استئجار المعدات:
- راجعوا عقود التأمين وأقساط التأمين مرتين في السنة على الأقل للتأكد من توافقها مع حاجاتكم. تفقّدوا عروض الشركات المنافسة لشركة التأمين المعتمدة لديكم لمعرفة الأسعار والخدمات التي توفّرها. لا تكتفوا بعرض شركة واحدة بل اطلبوا عروض أسعار من ثلاث شركات على الأقل.
- استفيدوا من التنزيلات الجماعيّة التي تقدّم إلى أعضاء غرف التجارة والجمعيات المهنية.
- حلّلوا بدقّة تاريخ مطالبات التأمين في شركتكم وتأكدوا من أنّ شركة التأمين المعتمدة لا تفرض عليكم رسوماً جائرة على الأقساط خصوصاً تلك الناتجة عن مطالبة مكلفة غير متكررة (كولادة مبكّرة أدّت إلى فواتير استشفائية مرتفعة).
- قارنوا المطالبات الفعلية مع التوقعات القائمة على الدراسة الديموغرافية لقوتكم العاملة.
- تأكدوا من أنّ كلّ الضمانات التي تشترونها تستعمل فعلاً. اطلبوا من ممثل شركة التأمين إطلاعكم على ما يمكن توفيره عبر التخلّص من بعض هذه الضمانات القليلة الاستعمال أو تخفيضها.
الشحن / التسليم
- حاولوا التفاوض لنيل حسم على الشحنات الكبيرة من الشركة التي تستعينون بها غالباً لشحن البضائع وتسليمها. معظم خدمات تسليم البضائع "في اليوم التالي" تمتاز بمرونة أسعارها. إن كنتم ترسلون فقط 7 طرود في الأسبوع فستتمكنون من تخفيض السعر لذا اتصلوا بمندوبي المبيعات وابدأوا بالتفاوض.
- راقبوا فترات تسليم طرودكم إما عبر طلب إثبات من شركة الشحن وإمّا باستعمال برمجياتها للمتابعة على الإنترنت. غالباً ما تضمن شركات الشحن فترات التسليم وتاريخها. اطلبوا استرجاع مالكم المدفوع عن الطرود التي تسلم متأخّرة.
- هل أنتم مضطرون حقاً إلى تسليم البضائع في اليوم التالي؟ تأكّدوا مما إذا كان توقيتكم يناسب حاجات عملاءكم. ربّما أنتم تنفقون مزيداً من المال لتسليم بضائع في الصباح الباكر مع أنّه لا ضير من تسليمها في اليوم التالي أو بعد يومين حتّى.
- ابحثوا عن موقع مناسب لترك البضائع فيه. ربما لا تدركون ذلك ولكنكم تدفعون كلفة إضافية حين تطلبون تسليم الطرد باليد. يملك عدد كبير من أهم الشركات مراكز خدمات محلية أو صناديق إيداع واستعمال أي من الحلّين قد يوفر عليكم 5 دولارات عن كلّ طرد.
---
المصدر : www.riyadbank.smetoolkit.org
