تتطلب السياسة الفعالة لتحصيل المستحقات نظاماً رسمياً يضمن تسديد الحسابات المستحقة، لأنّ عدم ملاحقة المدفوعات المتأخرة قد يعرقل التدفق النقدي ويضرّ بفرص نجاح شركتكم.

لإتاحة تدفّق المستحقّات بسلاسة تعمد شركات كثيرة إلى توجيه سلسلة من الرسائل والاتصالات الهاتفية لحفز عملائها على دفع المبالغ المترتّبة عليهم. غالباً ما تبدأ تلك الاتصالات بلهجة ودية ولا تلبث أن تصبح تدريجياً أكثر جدية وإصراراً لا سيّما حين تتأخّر المدفوعات عن تاريخ استحقاقها. كيفيّة تنظيم التحصيل هي مسألة شخصية فقد تفضّلون الاتصال بعملائكم على توجيه الرسائل الخطّية لهم مثلاً ولكن المهمّ هو وضع نظام محدّد لتحصيل المستحقّات. على هذا الصعيد يمكنكم اعتماد الخطوات المبيّنة أدناه لتكوين نظامكم الخاص.

الآن حان الوقت للتعبير عن خطورة التقصير وبالتالي هذه الرسالة يجب أن تطالب بالدفع فوراً وأن تعرض التبعات القصيرة الأمد للتخلّف عن الدفع. وجّهوا هذه الرسالة وأية مرفقات تابعة لها بالبريد المضمون أو البريد السريع للحصول على إثبات لتاريخ استلامها. مثلاً:

(التاريخ)
(اسم/ عنوان المدين)
جواب: الفاتورة رقم ------
المبلغ المستحق -------
تاريخ الاستحقاق ------
إلى حضرة السادة--------
لقد مضت فترة طويلة جداً على تاريخ استحقاق حسابكم وبالتالي نحن نبلغّكم بأنّنا إذا لم نتلق المبلغ المستحق خلال 7 أيام فسوف نضطر إلى تعليق امتيازاتكم الائتمانية في شركتنا. نحن نكنّ لكم خالص التقدير كعملاء لنا لذا نرجو أن تساعدونا لكي نستمر في خدمتكم عبر تحديث حسابكم فوراً وذلك بإرسالكم شيكاً بالمبلغ المستحق اليوم لطفاً. مع الشكر.

الوقت المناسب: بعد 10 أيام من التاريخ المتوقع لتسلم الدفعة المتوقعة من اتصال التحصيل السابق/بعد 50 يوماً من تاريخ استحقاق الفاتورة.