تستطيع الشركات الإسراع في تحصيل مستحقاتها وتجنّب مشاكل الدفع المتأخر بفضل وضع خطة فعالة لإصدار الفواتير. إليكم في ما يلي بعض الخطوات التي يمكنكم اتخاذها لحماية أنفسكم من العملاء المتباطئين في الدفع.

على فواتيركم أن تكون واضحة ومفصلة وسهلة الفهم. ويجب أن تتضمن كل واحدة من فواتيركم المبلغ المطلوب تسديده ورقم أمر الشراء واسم العميل وعنوانه واسم شركتكم وعنوانها ورقم التعريف بها. يجب أن تضيفوا أيضاً اسم ورقم هاتف شخص في شركتكم يمكن للعملاء الاتصال به إذا كانوا يريدون طرح أية أسئلة. إذا أمكن، فصّلوا المستحقات بشكل بنود إذ يصعب على العميل الاعتراض على فاتورة ذات بنود مفصلة. وإذا كان هناك خلاف بخصوص أحد المستحقات فمن حقكم أن تطالبوا بدفع بقية المستحقات غير المعترض عليها. يجب أن تشمل الفاتورة أيضاً تعليمات توصي العميل بالاتصال بكم إذا واجه أية مشاكل بخصوص الخدمة التي تقدمونها وعرضاً واضح لفوائد التأخير.

كلما أسرعتم في إرسال الفواتير أبكرتم في تحصيل مستحقاتكم. الكثير من الشركات الصغيرة يقوم بإرسال الفواتير شهرياً، لكن هذا خطأ حيث أنه قد يؤخر استلام بعض الإيرادات لمدة أسبوعين أو ثلاثة. حاولوا بدلاً من ذلك إرسال الفواتير بعد يوم أو يومين من توريد المنتج أو استكمال المشروع المطلوب منكم.

إنّ إرسال الفاتورة إلى الشخص غير المناسب قد يؤجل الدفع لمدة قد تتراوح بين 30 و60 يوماً بانتظار مرور الفاتورة في مختلف أقسام الشركة. تحدثوا مباشرة إلى عميلكم واسألوا عن الشخص الذي يجب إرسال الفاتورة إليه. إذا كانت الفاتورة سترسل إلى شخص غير الذي تتصلون به يومياً، فاتصلوا به وعرفوه بأنفسكم قبل إرسال الفاتورة إليه. إذا كنتم ترسلون فاتورة إلى محاسب عميلكم أو إلى قسم المحاسبة، أرسلوا نسخة عن الفاتورة إلى عميلكم أيضاً وأعقبوا ذلك باتصال هاتفي.

من السهل أن يتجاهل المحاسب فاتورة ما إذا لم تكن هناك اتصالات هاتفية لمتابعة وضعها. الاتصال السريع للتحقق من الوضع سيؤكد لكم استلام الفاتورة ومعالجتها... أما إذا لم يتم تسديد قيمتها في التاريخ المحدد فتابعوا المحاسب مرة أخرى لتحديد تاريخ تسديدها وواظبوا على اتصالات المتابعة أسبوعياً حتى تتسلموا المبلغ.

www.riyadbank.smetoolkit.org